Yleistä rahoituksesta
Projektiksi voi ajatella minkä tahansa ajallisesti määrätyn kestoisen ja vaiheistetun tekemisen. Yleensä projekteista kuitenkin puhutaan luovilla aloilla silloin, kun tekemiselle haetaan ulkopuolista rahoitusta. Rahoitus voi sinänsä olla lainaa, budjettivaroja tai sijoittajan sijoituksia, mutta yleensä kuitenkin erillistä projektin toteuttamiseen tarkoitettua tukea. Tuki on siis rahoitusta, joka myönnetään tukipäätöksen tai rahoitussopimuksen perusteella. Tuen saaminen edellyttää pääsääntöisesti kirjallista hakemusta ja yleensä rahoittajat ottavat hakemuksia vastaan erillisesti julkistetuissa hauissa.
Rahoittajilla on jokaisella periaatteitaan ja linjauksiaan, joiden perusteella hakemuksia arvioidaan. Tärkeää on huomata, miten muotoillaan se, mihin rahoitusta haussa kohdennetaan. Rahoitukset voidaan karkeasti jakaa yleishakuihin ja erillishakuihin. Yleishaut kohdistetaan laajaan aihepiiriin, esimerkiksi luoville aloille, taidealoille tai kulttuuriin. Silloin haussa huomioidaan hakemukset, jotka täyttävät yleismääritykset, hakemukset kilpailevat silloin laadulla ja toteutettavuudella. Erillishauissa kohdennus on rajattu kohteen mukaan. Näissä hauissa olennaista on laadun ja toteutettavuuden lisäksi se, miten hyvin ne toteuttavat rahoituksen kohdennuksen kriteerit. Jos esimerkiksi haku kohdennetaan lastenkulttuuriin liittyvään rahoitukseen, on hakemuksessa nimenomaisesti osoitettava sen tulosten ja vaikutusten kohdentuminen juuri lapsiin.
Samaa rahaa eri paketeissa
Eräässä projektissa, mihin liittyi kohderyhmän matka Afrikkaan, saimme rahoitusta useasta eri lähteestä. Projekti oli rahoitettu ESR-ohjelman kautta ja projektihakemukseen oli sisäänkirjoitettu suunniteltu matka Afrikkaan. Myös projektin budjetiin oli varattu tukisumma matkan toteuttamiseen, mutta sen käyttäminen oli hieman epävarmaa. ESR:n kautta tulevan tuen osuus matkan hinnasta oli noin neljäkymmentäviisi prosenttia ja tämä oli rahoittajalle raportoitavaa rahoitusta. Kohderyhmään kuuluvien osallistujien omarahoitusosuus matkasta oli noin viisitoista prosenttia. Loput neljäkymmentä prosenttia koostui käytännössä useista eri tukisummista, mitä saimme mukana olevilta yhdistyksiltä ja kumppaneilta. Matkabudjetti koostui siis pienistä rahavirroista ja suurinta osaa rahoitusta ei tarvinnut raportoida tai rahoituksen käyttö piti toteennäyttää hyvin kevyellä raportoinnilla. Tämä oli hyvä esimerkki, että joskus tuen nauttijan saama rahoitus jakaantuu useampaan osaan.
Rahoitusta haettaessa on huomioitava kaikki rahoituksen kriteerit. Rahoittajat eivät turhan päiten esitä vaatimuksia hakemuksen muodolle ja sisällölle. Hakija voi ajatella, että olennaista hänen mielestään on kuvata tavoite, toimenpiteet ja tulokset, eikä kiinnitä riittävästi huomiota muihin hakulomakkeessa tai hakujulistuksessa kysyttyihin asioihin. Tällaisia ovat esimerkiksi perustellut arviot osallistujien määristä ja erityisesti niin sanotut horisontaaliset periaatteet. Viimeksi mainittuja ovat esimerkiksi tiedot koskien ympäristövaikutuksia, tasa-arvoisuutta tai sosiaalista kestävyyttä. Tällaisten tietojen täyttäminen voi tuntua ulkokohtaiselta, mutta yleensä rahoittaja joko pisteyttää ne tai edellyttää ne selvitetyiksi. Niiden huolellinen täyttäminen on siis tärkeää. Neuvo: käy läpi koko hakemusteksti ja hakemuksen kohdat ja luo itsellesi ymmärrys niiden sisällöstä. Katso kaikki
Tärkeää on myös hahmottaa se, miksi rahoittaja on valinnut rahoitettavat kohteet. Takana on yleensä laajempia kulttuuripoliittisia tavoitteita, joiden toteuttamiseksi rahoitettavia hankkeita haetaan. Valtion, kuntien tai muun julkisen sektorin (EU-rahoitukset) rahoitus liittyy pääsääntöisesti kulttuuripolitiikan tai muun politiikkasektorin ohjelmiin. Ne ovat lainsäädännöllisesti ja ohjelmaperusteisesti taustoitettuja. Hakemuksen valmistelua parantaa, kun taustadokumenttien sisältö on hallussa. Esimerkiksi ESR+-ohjelman taustadokumentit kuvaavat laajemmin sitä, mitä rahoitetuilta hankkeilta kokonaisuudessaan odotetaan. Neuvo: käy läpi paitsi hakemusteksti myös taustadokumentit riittävässä määrin.
Peukalosääntöjä rahoitushakemukseen
Yleisesti rahoitushakemusta laadittaessa (ja rahoittajan sitä arvioidessa) on muutamia peukalosääntöjä:
- Onko hakemus rahoituskelpoinen rahoittajan tarkoittamassa merkityksessä?
- Hyväkään hakemus ei johda rahoitukseen, jos se ei täytä rahoitushaun muodollisia tai sisällöllisiä vaatimuksia. Rahoittajat ilmaisevat hakujulistuksissa ja niihin liittyvissä asiakirjoissa rahoituksen tarkoitukset ja hakemiseen liittyvät muotoseikat. Hakijoiden tasapuolisuuden vuoksi rahoittaja sitoutuu itse toteuttamaan ilmaisemansa vaatimukset
- Onko hakemus toteutettavissa?
- Onko hakemuksessa ilmoitetut tavoitteet, resurssit, toimenpiteet ja tulokset tasapainossa keskenään?
Budjetti eli suunnitellut tulot ja menot
Projektin rahoitus viittaa siis perusmuodossaan siihen, että projektista muodostuvat kuluille osoitetaan vastaava määrä tuloja.
Yleensä projektit luovilla aloilla tarvitsevat erillisen rahoituksen, joka saattaa muodostua useasta osasta. Tavanomaista on, että projekteilla on ulkopuolisen rahoittajan tukea, hankerahoitusta, sekä jokin määrä omarahoitusta mikä siis viittaa organisaation sisäiseen rahoitukseen.
Pääasiallisia rahoitusmuotoja ovat seuraavat:
- hankerahoitus siis säätiöiden, rahastojen ja vastaavien tuki, joka myönnetään hakemuksesta projektin toteuttamiseksi
- omarahoitus eli projektin omilla varoilla toteutettu osa (joskus kokonaan)rahoituksesta
- laina tai vastikkeellinen rahoitus, joka perustuu siihen että projekti tuottaa myöhemmin tuloja, joista maksetaan takaisin sopimuksen mukaisesti . Soveltuu lähinnä investointiprojekteihin, joissa investointi tuottaa
Lisäksi projektilla voi olla omia tuloja, kuten pääsy- tai osallistumismaksuja.
Rahoitushakemuksessa muodostetaan projektin tulo- ja menoarvio eli budjetti. Budjettia voi pitää numeerisena ja rahallisena muotona hankkeen suunnitellusta toiminnasta. Lähtökohtaisesti kaikki projektin toimenpiteet maksavat jotakin (niihin kohdentuu menoja) ja siten kaikki projektin toimenpiteet edellyttävät myös rahoitusta.
Hankala kohta on arvioida ennakoivasti ja luotettavasti projektin menot. Menojen alibudjetointi on uhka projektin laadukkaalle toteutukselle. On myös otettava huomioon se, että osa projektin toteutusta on, että ylläpitävät organisaatiot toteuttavat taustalla olevan hallinnon, työsuhteiden ylläpidon ja usein myös tilat ja muut konkreettiset fasiliteetit. Siten menoissa on otettava välittömästi projektin toiminnasta muodostuvien kustannusten lisäksi toiminnan yleisiä kustannuksia.
Projektin menojen arvioinnissa huomioon otettavaa:
- menojen kokonaisuus sisältää
- suorat projektihenkilöstön palkkakustannukset, sivukulut sekä loma-ajan palkka
- muut suorat kustannukset: palvelujen ostot, tarpeistot, välineet ja materiaalit, toimitilat, matkat ja majoitus sekä työn yleisvälineet: puhelimet, klemmarit ja kumit
- organisaation kustannukset, kuten johtaminen, taloushallinto, viestintä
- Kustannusten jyvityksen periaate. Se tarkoittaa sitä, että joistakin kustannuksista – tyypillisesti tila- ja toimistokuluista – osoitetaan tietty osuus projektille ja tietty osuus muiden toimintojen käyttöön.
- flat rate kuluiksi kutsutaan laskelmallista meno-osuutta, jota pääsääntöisesti ei tarvitse osoittaa rahoitusraportissa ja jolla katetaan muita suoria kustannuksia kuin henkilöstömenoja sekä yleiskustannuksia.
Menojen määrittelyssä järkevä projektisuunnittelu ottaa realistisesti huomion kaikki koituvat kustannukset. Yleinen virhe on, että yleiskustannuksia ei osata tai ymmärretä arvioida osaksi projektikustannuksia. Usein rahoittajat määrittelevätkin ne hakijan puolesta kiinteillä yleiskuluprosenteilla tai flat rate-kustannuksilla.
Projektia ennen
Projektin tarpeen määrittely
Projektin tavoitteet
Projektin suunnitteleminen
Rahoitushakemus
Rahoitus
