Hakemusvaihe

Rahoitushakemuksen laatiminen alkaa tutustumisesta siihen, mitä rahoittaja hakemuksilta edellyttää. Rahoittajalla – esimerkiksi ministeriöillä, säätiöillä tai rahastoilla yksityisistä rahoittajista puhumattakaan – on aina tarkoitusperänsä, miksi ne rahoitusta myöntävät. Tarkoitus on tuottaa yhteiskuntaan jotakin hyvää, joko varsin yleistasoisesti ilmaistuna tai hyvinkin tarkkarajaisesti. Esimerkiksi jollakin säätiöllä voi olla tarkoitus tukea lastenkulttuuria. Huomaa tässä kohden, että se ei tietenkään tue muuta kuin sellaista toimintaa, joka on perusteltavissa lastenkulttuurina. Huomaa myös, että rahoittajalla on ehkä oma ja toivottavasti uloslausuttu määritelmänsä lastenkulttuurille. 

Julkisilla ja yleishyödylliseen toimintaan tähtäävillä säätiöillä ja rahastoilla on pääsääntöisesti kirjalliset dokumentit rahoituksen myöntämisestä. Niissä ilmenee seuraavanlaisia seikkoja 

• mihin tarkoitukseen rahoitusta myönnetään 

• mitkä tahot ovat rahoituskelpoisia, joissakin rahoituksissa rahoituskelpoisuus rajataan esimerkiksi Y-tunnuksellisiin organisaatioihin tai esimerkiksi rekisteröityihin yhdistyksiin 

• miten rahoitusta haetaan ja millaisia dokumentteja haku edellyttää 

• milloin hakemuksia voi jättää 

• onko rahoituksessa ehtoja esimerkiksi omarahoituksen tai muun rahoituksen osalta 

• myönnettävän rahoituksen määrä 

• ohjeita hakemuksen laadintaan 

• huomiot mahdollisesta tulosten julkisuudesta, jotkut rahoittajat edellyttävät että tulokset on hyödynnettävissä julkisesti 

• miten hakemuksia arvioidaan 

• yhteystietoja ja tietoja rahoittajan mahdollisista infotilaisuuksista 

Tutustu rahoituksen hakujulistukseen huolellisesti!  

Hakujulistuksen lisäksi rahoitushakua ohjaa rahoittajan muut mahdolliset dokumentit. Yleensä niihin on linkkejä ja viittauksia hakujulistuksessa. Haku saattaa olla osa laajempaa rahoitusohjelmaa, johon tutustumalla ymmärrät paremmin rahoittajan tarkoitusperiä ja tavoitteita. Joskus taustadokumentit voivat olla hyvinkin laajoja tekstimassoja, joista olennaisen löytäminen voi olla työlästä. Näin esimerkiksi EU:n rahoitusohjelmissa. 

Kun kirjalliset, rahoittajan nettisivuilla antamat tiedot ovat tulkinnanvaraisia ja sinulla on täsmentäviä kysymyksiä, ota yhteyttä rahoittajan edustajaan. Huomaa, että jotkut rahoittajat määrittelevät millä tavoin yhteyttä otetaan. 

Jos huomaat tässä vaiheessa, että suunnittelemasi projekti ei täysin istu rahoittajan vaatimuksiin, mieti miten projektisuunnitelmaa voisi muuttaa sopivammaksi. Yleensä suunnitelman luonnetta muuttamalla voidaan projekti muuttaa rahoituskelpoiseksi. Muista periaate, kill your darlings: muuta suunnitelmaa, jos siinä on rahoitukseen epäkelpoja osia, vaikka jotakin tärkeää näyttäisi jäävän pois. 

Rahoittaja saattaa julkaista tietoja aikaisemmilla rahoituskierroksilla myönnetyistä rahoituksista. Tutustu tietoihin ja muodosta kuva, onko oman projektisi kaltaisia rahoitettu. Saat mahdollisesti myös käsityksen, millaisia tukisummia vastaavan kaltaisille projekteille on myönnetty. 

TEHTÄVÄ

TESTI

• Olenko lukenut huolellisesti hakujulistuksen? 
• Onko hankkeeni rahoituskelpoinen rahoittajan kriteerien mukaan?
• Olenko kaivanut esille mahdolliset rahoitusohjelmat ja muut hakua ohjaavat dokumentit? 
• Olenko muodostanut käsityksen, että rahoittaja tukee projektini kaltaista toimintaa? 

9. Toteuta rahoitushakemuksen laatiminen rahoittajan ohjeiden mukaan 

Nyt on aika kirjoittaa rahoitushakemus. Rahoitushakemus on pohjimmiltaan projektisuunnitelman myyntiä rahoittajalle. Tehtävänäsi on vakuuttaa hakemuksen käsittelijä siitä, että projekti on hyödyllinen, se on toteutettavissa ilman suuria vaikeuksia ja se tuottaa tuloksia ja vaikuttavuutta.  

Et koskaan tiedä, kuka hakemusta käsittelee, joten kirjoita se siten, että sekä perunanviljelijä että kemian professori ymmärtävät sen. Kirjoita käyttäen yleiskieltä, vältä liiallista alan terminologian käyttöä ja jos se kuitenkin on tarpeen, avaa sen merkitys lyhyesti. 

Vältä liiallista tarkkuutta. Tarkka ilmaisu jostakin toimenpiteestä sulkee vaihtoehdot pois. Kirjoita mm-kieltä, kun tarkoitus on jättää vaihtoehtoja. (Esimerkiksi ”projektissa käytetään mm./esim. tussitekniikkaa” jättää mahdollisuuden että käytetäänkin jotakin muuta tekniikkaa). 

Laadi (viimeistään) tässä vaiheessa projektin aiesopimukset, jos hankkeella on useampia toteuttajia kuin yksi. Aiesopimuksilla projektin osapuolet (päätoteuttaja ja osatoteuttajat) sopivat projektin hakemisesta. Niiden tehtävä on sitoa osapuolet yhteiseen hankkeeseen ja lisäksi antaa päähakijalle lupa hakea osatoteuttajien puolesta rahoitusta. Aiesopimukset tulee olla allekirjoitettuja. Allekirjoittaja on organisaation henkilö, jolla on nimenkirjoitusoikeus. 

Hakemusta ohjaa rahoittajan lomake. Vain pieniltä ja harvinaisemmilta rahoittajilta haetaan vapaamuotoisella hakemuksella. 

Rahoitushakujen lomakkeet vaihtelevat rahoittajilla ja myös eri rahoitushauissa. Lomakkeen näe vasta kun hakuaika alkaa, joskin joissakin hauissa rahoittaja saattaa antaa jo ennakkomateriaalina tietoa lomakkeen piirteistä. 

Ensimmäiseksi kannattaa käydä koko hakemus läpi ja muodostaa kuva, millaisia tietoja hakemuksen täyttäminen edellyttää. 

Monet hakemukset sisältävät merkkimäärärajoja, jotka voivat olla hyvinkin ahtaita. Ne ohjaavat tiivistämään asian olennaiseen. Valmistaudu siis lyhentämään asiaasi siitä, mitä projektisuunnitelmaan olet tai voisit kirjoittaa.  

Vaikka hakemuslomakkeet eroavat yksityiskohdiltaan merkittävästi, melkein kaikki lomakkeet pyytävät seuraavanlaisia tietoja: 

• projektin toteuttaja (päätoteuttaja ja osatoteuttajat) 
• projektin nimi 
• projektin tarkoitus tai tarve (saattaa lukea: minkä tarpeen projekti ratkaisee) 
• projektin tavoitteet 
• projektin toimenpiteet (tai esim. mitä konkreettisia toimia projektissa tehdään) 
• projektin kohderyhmät 
• projektin tiedotussuunnitelma 
• projektin tulokset ja tuotokset 
• projektin tulosten julkistamistapa 
• projektin lyhytaikaiset ja pitkäaikaiset vaikutukset 
• projektin talousarvio eli budjetti (tulot ja menot) 
• hakijan osaaminen ja kokemus projektitoiminnasta (joskus myös portfolio tai muu näyttö) 
• projektin riskit 
• projektin yhtymäkohdat arvoihin (esim. horisontaaliset periaatteet) 

Lomakkeen kaikkiin kohtiin on tuotettava sisältöä. Lähtökohta on se, että rahoittaja arvioi kaikki lomakkeen kohdat ja siten pisteyttää tai muutoin arvioi ne. Tyhjä kohta antaa nolla pistettä. Erityisesti horisontaalisissa periaatteissa ja muissa kohdissa, jotka tuntuvat ehkä ulkokohtaisilta on hyvä terävöittää mieltä. Usein yksinkertaisen selkeä ja johdonmukainen tapa vastata hankaliin kohtiin antaa riittävän hyvän tuloksen. 

Rahoituskäsittelyyn jättämisen jälkeen hakemuksesi joutuu kilpailuun muiden hakemusten kanssa. Olet ehkä hionut projektin ydintoimintaa viimeiseen asti, mutta niin ovat muutkin hakijat. Miten erottua haussa ja päästä rahoituksen piiriin? Tässä muutama viime hetken vinkki: 

• Ole huolellinen tarpeen aukikirjoittamisessa. Viittaa tutkimustietoihin, tilastoihin tai aikaisempien projektien kokemuksiin. Se antaa vakuuttavuutta, että tiedät asiasi. 
• Ole selkeä tavoitteiden ilmaisussa. Se antaa kuvaa johdonmukaisuudesta. 
• Ole realistinen kun kirjoitat toimenpiteitä ja tuloksia, äläkä lupaa maata ja taivasta. Realistisuus antaa kuvaa projektin toteutettavuudesta ja toimivuudesta. 
• mieti huolellisesti lyhyt- ja pitkäaikaiset vaikutukset. Tämä erottaa usein jyvät akanoista: projekti osataan nähdä suuremmassa kehyksessä. 
• budjetoi realistisesti. Ei liikaa, mutta ei varsinkaan liian vähän. Budjetin täytyy kattaa kaikki kulut myös rahoittajan mielestä ja jos ei siltä näytä, rahoittaja saattaa epäillä projektin onnistumista. Henkilöstöbudjetti (palkat) on sopusoinnussa tekemisen kanssa. 
• näytä olennaiset referenssit: oma ja yhteisösi osaaminen ja toteutetut projektit. Se kertoo rahoittajalle, että kykenet toteuttamaan projektisi. 

TEHTÄVÄ

TESTI

• Olenko täyttänyt hakulomakkeen kaikki kohdat? 
• Onko hakulomakkeessa oleva teksti kaikille ymmärrettävää?
• Onko hakulomakkeessa oleva teksti tiivistä ja asian ytimessä?
• Sisältääkö hakemuksen budjetti kaikki kulut? 
• Ovatko aie- ja muut pyydetyt sopimukset laadittu, allekirjoitettu ja liitetty hakemukseen? 
• Hakemus alkaa olla lähtövalmis! 

Kaikki alkaa olla nyt valmista. Vielä muutama asia ja hakemus on rahoittajalla. 

Tarkista hakemus. Kaikki kohdat on täytetty, kaikissa kohdissa on juuri se teksti mikä palvelee kohdan tarkoitusta. Monet sähköiset lomakkeet ohjaavat sitä, että kohdat on täytetty, mutta inhimillisiä virheitä ne eivät huomaa. 

Tarkista seuraavat seikat: 

• projektin nimi on oikein 

• mahdolliset tiivistelmät – myös englanninkieliset – vastaavat hakemuksen muuta sisältöä ja antavat kuvan siitä, mitkä ovat hakemuksen ydinasiat 

• budjetissa tulojen ja menojen loppusumma on sama 

• mahdollinen omarahoitus on rahoittajan ehtojen mukainen 

• kaikki vaadittavat liitteet on liitetty 

Kun nämä asiat on kunnossa, siirrytään projektin allekirjoitukseen ja lähettämiseen. Projektin allekirjoituksesta on rahoitushaun ja mahdollisesti oman organisaatiosi taholta määräyksiä. Ne määrittävät esimerkiksi sen, kenellä on organisaatiossa nimenkirjoitusoikeus. Yhdistyksessä se saattaa olla esimerkiksi yhdistyksen puheenjohtajalla tai toiminnanjohtajalla. Varmista, että projektilla on vaatimusten mukainen allekirjoitus. Allekirjoitus ja hakemuksen lähettäminen rahoituskäsittelyyn on joissakin hauissa sama asia. 

Varmista, että hakemus jätetään rahoituskäsittelyyn. Allekirjoittamisen jälkeen lomakkeella on mahdollisesti vielä lähetä-toiminta (”rahoituskäsittelyyn jättäminen” tai muu vastaava). 

TEHTÄVÄ

TESTI

• Olenko tarkastanut, että hakemuksessa kaikki kohdat on täytetty ja ovat oikein? 
• Olenko tarkistanut, että hakemuksen liitteet on liitetty? 
• Olenko tarkastanut hankkeen budjetin? 
• Onko hakemus allekirjoitettu? 
• Onko hakemus on lähetetty rahoituskäsittelyyn?