Rahoitushakemus

Rahoitushakemus on pohjimmiltaan se puoli projektisuunnitelmasta, joka halutaan näyttää rahoittajalle, jotta hän vakuuttuisi projektin rahoituksen olevan tarpeellista ja järkevää. Rahoitushakemus ei siis välttämättä sisällä kaikkea mitä projektisuunnitelma sisältää, mutta yleensä se on kuitenkin melko lailla sama asia.

Rahoitushakemuksella monissa rahoituksissa on tarkka muoto, jota hakemuslomake kuvaa. Hakemuksen kohtien lisäksi tärkeää informaatiota hakemuksen tekemiselle on hakujulistuksessa sekä mahdollisissa taustadokumenteissa, kuten rahoittajan ohjelma-asiakirjoissa tai säännöissä (esim. rahastojen säännöt).

Monesti rahoitushakemuksessa kysytään asioita, jotka eivät tunnu relevanteilta, kuten horisontaalisia periaatteita. Niihinkin pitää osata vastata järkevästi, sillä ne tuottavat yleensä pisteitä hakemuksen arvioinnissa ja antavat vakuuttavuutta hakemukselle.

Raha on aina ongelma

– Raha on aina ongelma, totesi talousjohtaja Petterson ja katseli arvioivasti edessään seisovaa amanuessi Viimaa. Viima oli juuri esitellyt uusimman projektihakemuksensa budjetin ja tunsi talousjohtajan sanoista suurta hämmennystä, mutta ei Viimaa kauaa ehtinyt uppoutua omaan sisäiseen maailmaansa, kun talousjohtaja Petterson jo jatkoi.

– Tarvitsemme rahaa! Se nyt on selvä, murahti Petterson, mutta tulot tarvitsevat oman kustannuspaikan ja se tarkoittaa kirjanpitoon lisää työtä ja tästä seuraa, että meidän on palkattava uusia työntekijöitä tekemään tätä projektia ja he taas tarvitsevat uusia laitteita ja siitä syntyy menoja. Ja kun syntyy menoja, niin se tarkoittaa taas lisää kirjanpitotyötä ja laitteet pitää vakuuttaa ja niitä pitää huoltaa, mikä tarkoittaa myös lisää työtä kirjanpitoon ja jos syntyy tuloja, niin se vasta ongelma onkin, kun tulee lisää rahaa, ymmärrättekö? Ja lisäksi vielä se kaikki raportointi rahoittajalle ja siitä aiheutuva lisätyö, mitä pitää tehdä!

Petterson rykäisi tyytyväisyyttään selitettyään talousongelman perustan niin perusteellisesti amanuessi Viimalle. Petterson rakasti rahaa, mutta vihasi siitä aiheutuvaa lisätyötä. Tulot ja menot olivat aina ongelma Pettersonille.

– Niin ymmärrätte varmaan amanuenssi Viima, että pitää aina miettiä etukäteen, miksi sitä rahaa hakee, jatkoi perustelujaan Petterson.

– Tarkoitan, että jos pärjää ilmankin, niin parempi niin, mutta jos nyt on pakko sitä rahaa hakea, niin kannattaa miettiä, että mihin sen rahan aikoo käyttää ja mitä kaikkea lisätyötä siitä aiheutuu?

Yleisiä neuvoja rahoitushakemuksen laatijalle:

Vastaa kaikkiin kysymyksiin ja vaadittuihin kohtiin. Jos meinaa tulla “diipa-daapaa” mieti syvemmin onko kysytty asia tyhmä siksi, että se on tyhmä vai siksi ettet ole miettinyt asiaa sen kannalta. Ota kuitenkin huomioon että rahoituslomakkeet ovat yleisiä ja ovat tarkoitettu hyvin monenlaisille projektityypeille. Siten osa lomakkeen kysymyksistä voi koskea muunlaisia projekteja kuin hakemaasi.

Pöllö istuu korkean liitutaulun päällä. Liitutaulussa lukee "Muista ainakin nämä".

Kirjoita aina napakasti ja perustellen. Älä kuitenkaan ole liian yksityiskohtainen kohdissa, missä sitä ei vaadita. Muista mm-kieli eli käytä ilmaisuja muun muassa tai esimerkiksi mieluummin kuin yksityiskohtaista kuvausta. Muista siis se, että hakemukseen kirjoitettu sitoo projektin toteutusta. Napakkuus tarkoittaa sitä, että ilmaisu on tiivistä, asian punainen lanka on koko ajan havaittavissa ja teksti on johdonmukaista. Älä siis jaarittele! Perustele asiat! Kirjoita auki mahdollisimman paljon avaten kysymystä miksi ja millä tavoitteilla.

Erittele projektin erilliset työvaiheet mahdollisimman analyyttisesti. Työvaiheita kutsutaan toisinaan työpaketeiksi, joilla voi olla eri tekijöitä. Työpaketeista osa voi olla projektia valmistelevia, osa sen toimenpiteitä markkinoivia, osa käytännössä toteuttavia ja osa tuloksia kokoavia ja levittäviä. Ole siis analyyttinen ja näytä kaikki olennainen tekeminen. Älä oleta, että rahoittaja kyllä arvaa loput tekemisen sisällöstä, kun kerrot kaikkein olennaisimman.

Laadi budjetti siten, että se vastaa projektin sisältöä. Kaikki kustannukset ovat siis perusteltavissa sisällön perusteella ja toisin päin: kaikki tekeminen sisältää kustannuksia. Arvioi erityisesti eri työvaiheiden vaatimat henkilöstö- ja muut kustannukset. Muista sisällyttää talousarvioon riittävä määrä palvelujen ostoa (siis asiantuntemusta) ja tarvikkeisiin käytettäviä määrärahoja. Muista, että myös vapaaehtoistoimijoiden tekemisistä voi seurata kustannuksia.

Henkilöstökustannusten laskennassa noudata organisaatiossasi tai toimialallasi olevia palkkoja. Perustele palkat tarvittaessa työehtosopimusten tai organisaation keskiarvojen perusteella. Jos tekijät ovat jo työsopimuksen alaisia, henkilöstökustannukset voidaan laskea todellisista palkoista Muista aina, että palkan lisäksi kustannuslaskennassa otetaan huomioon lakisääteiset sivukustannukset sekä loma-ajan palkka. Huomio kuitenkin, että monella henkilökohtaisia apurahoja myöntävillä rahoittajilla tuki on määritelty rahoittajan toimesta.

Osui ja upposi

Ennen tietokone- ja videopelejä ruutupaperilla pelattu laivan upotus oli hauskaa ajanvietettä esim. kesälomalla. Idea oli yksinkertainan. Kumpikin pelaaja merkitsi samankokoiselle ruutupaperin alueelle sovitun määrän laivoja, jotka olivat kuvattu värittämällä tietty määrä ruutuja. Sitten piti vaan paperin sivuun merkittyjen koordinaatien avulla arvata kaverin laivojen sijainti. Sarakkeet oli merkitty numeroilla, rivit kirjaimilla ja oman torpeedon osumiskohta ilmoitettiin koordinaateilla, kuten A7 ja kaveri sitten kertoi, jos osui ja upposi.

Kouluissa, ennen tietotekniikkaa, opettajat saattoivat käyttää monivalintatehtävien arviointiin sabluunaa, mihin oli tehty reiät oikeiden valintojen kohdalle. Jos oppilaan veikkaus näkyi sabluunan reiässä, valinta oli oikein ja jos ei näkynyt, niin valinta oli väärin. Samalla tekniikalla taidettiin tarkistaa myös lottokuponkeja, massakyselyitä tai muita monivalintaan perustuvia dokumentteja.

Rahoitushakemuksen tekeminen perustuu yleistäen samanlaiseen tekniikkaan. Sinulla on edessäsi ohjeet, missä kerrotaan, mitkä asiat pitäisi näkyä hakemuksessasi ja sitten kirjoitat ne oman hankkeesi sisältöjä seuraten siten, että arvioitsijan kuvaannollisen reikäkortin rei’istä pilkistävät toivotut teemat, tavoitteet ja periaatteet.

Lue ohjeet! Kirjoita hakemuksesi ohjeiden mukaisesti, siten että otat kantaa toivottuihin asioihin ja täyttäen rahoittajan vaatimukset. Bling! Osui ja upposi. Ei se sen vaikeampaa ole.

Projektihakemuksissa yleisimmin kysytyt asiat ovat seuraavia. Niitä on kuvattu Project Opuksen sivuilla erikseen omissa kohdissaan.

Projektin tarve. Joskus kysytään myös esimerkiksi, minkä ongelman projekti ratkaisee

Projektin tavoite. Siis mitä tuloksia tai tuotoksia projekti tavoittelee

Projektin toimenpiteet. Mitä konkreettisesti tehdään

Projektin tulokset.

Projektin lyhyt- ja pitkäaikainen vaikutus ja vaikuttavuus

Projektin tulo- ja menoarvio

Projektin tekijäorganisaation ja tekijöiden tiedot. Ne voivat olla näyttöjä organisaation tehtävästä tai projektien toteuttamisesta tai esimerkiksi tekijöiden CV:itä.

Horisontaalisia tai yleisperiaatteita

Tarinoita projektimetsästä

Ei pöllömpi rahoitushakemus!

Pirkka-pöllö istuskeli pesäpuussaan ja lueskeli Pöllöjen suojelusäätiön vuosittaista rahoitushakuilmoitusta, sillä Pirkka oli päättänyt hakea rahoitusta pöllöjen suojeluprojektiin. Ilmoituksessa kerrottiin hakuaika, tämän vuoden erityisprioriteetit ja Pöllöjen suojelusäätiön arvoja myötäilevät tavoitteet ja myönnettävien rahoitusten suuruus.

Pirkan mielestä hakemuksen kirjoittaminen oli selvää pässinlihaa tai Pöllöjen suojelusäätiön arvojen mukaisesti selvää soijarouhetta. Ensiksi Pirkan pitäisi määritellä hankkeen tarve.

Pöllö istuu oksalla ja tuijottaa eteenpäin.

– Tarve on ilmeinen, nyökytteli Pirkka ja työnsi siipisulkansa nokkansa alle vahvistamaan nyökytystä.

– Njaah, seuraavaksi kysytään tavoitteita, Pirkka luki hakuohjeesta, onhan tämäkin selvää kuin härkispurilainen, mutta kuitenkin hieman monimutkaista pukea se sanoiksi.

– Noh, seuraava on ainakin selvää kuin suomalainen järvikala, ilostui Pirkka, ja alkoi kirjoittamaan suojeluprojektinsa toimenpiteitä, joita oli paljon, mutta niiden kirjoittaminen osoittautui yllättävän monimutkaiseksi.

– Ja mitä ihmettä tarkoitetaan näillä horisonttaalisilla periaatteilla, tuhahti Pirkka-pöllö, minähän haluan vain suojella pöllöjä, enkä purjehtia auringonlaskuun.

– Budjetti on ainakin helppo, päätteli Pirkka, mutta miksi tähän pitää tehdä näitä erittelyitä!

Pirkka-pöllö heitti hakemuspaperin syrjään ja päätti syventyä ohjeisiin paremmalla aikaa. Tämä ei olisikaan vasemmalla siivellä nopeasti hoideltu asia, vaan hakemus vaatisi ohjeeseen perehtymistä ja ehkä hän pyytäisi mukaan muutaman kumppanin.

– Mitä useampi pöllö, sitä pöllömpi projekti, tuumaili Pirkka.