Suunnitteluvaihe

• Mikä projektin jälkeen on muuttunut maailmassa?
• Mikä muutokseen vaikutti?
• Mitä piti saada tehtyä, jotta muutos tapahtui?
• Miten tekeminen saatiin käyntiin?

Olet luonnostellut projektia ideavaiheessa ja ehkä osittain jo vastannut yllä oleviin kysymyksiin. Lähde nyt työstämään projekti-ideaasi muistelemalla tulevaisuutta. 

Aloita tulevaisuuden ajankohdasta, joka on toteuttamasi projektin jälkeen. Ajatus on, että projekti on toteutunut ja kaikki on sujunut aivan täydellisen hyvin ja projekti on tuottanut unelmallisen hyvät tulokset. Projekti on myös vaikuttanut asioihin ja ihmisiin kuten on pitänyt.  

Tehtävänäsi on muistella tulevaisuuden näkökulmasta, mitä on tapahtunut. Miten siis kuvaat vaikutuksen minkä projekti on aiheuttanut? Käytä apunasi sivuja Vaikutus, Vaikuttavuus ja vaikutusten ja vaikuttavuuden arviointi. 

Pohdi seuraavaksi, mikä kuvaamasi muutoksen on aiheuttanut. Monimutkaisissa asioissa muutokseen vaikutti moni muukin asia kuin projektin tekemiset. Pohdi kuitenkin, mitkä tekijät projektissa ovat myötävaikuttivat muutoksen suuntaan ja muutoksen luonteeseen. Kun vastaat tähän saat näkemyksen siitä, millaisia vaikuttavia tuloksia ja tuotoksia projektissasi tarvitaan.  

Jäsentele nyt, onko ideavaiheessa luonnostelemasi tuotokset parhaita saamaan juuri sen vaikutuksen, minkä tulevaisuudenmuistelulla olet havainnut. Ideoi tarpeen mukaan vielä sopivampia tuotoksia. 

Kun olet saanut täsmennetyn hahmon tuotoksille, kuvittele ajankohta jossa tulokset ja tuotokset ovat valmiita. Mitä on pitänyt tehdä, jotta tulokset ja tuotokset ovat syntyneet? Millaista osaamista niiden tekemiseen tarvittiin? Millaisia työvaiheita niiden tekeminen on edellyttänyt? Millaisia kokeiluja tai testejä oli tarpeen tehdä? Kun vastaat tämän tyyppisiin kysymyksiin, pääset eteenpäin projektin toimenpiteiden kanssa. Voit nyt miettiä, olivatko ideointivaiheessa luonnostellut toimenpiteet kohdallaan vai näetkö nyt toisenlaisiin toimenpiteisiin. Havaitsetko, että jotkut toimenpiteet – esimerkiksi viestintä, tapahtumamarkkinointi tai kohderyhmien saavuttaminen – eivät olleet tarpeeksi esillä ideointivaiheessa. Havaitsetko, että joitakin asioita, esimerkiksi verkostoitumista, et ollut alkuunkaan miettinyt. 

Kun olet muokannut toimenpiteitä, voit vielä kysyä miten projekti saatiin kasaan. Millaisia kumppanuuksia on tarvittu ja millaisia asioita on ollut syytä ottaa huomioon projektin tavoitetta aseteltaessa sekä projektin tarvetta määriteltäessä. 

TEHTÄVÄ

TESTIKYSYMYKSET 

• Olenko hahmottanut mihin asioihin projektin tulokset ja tuotokset vaikuttavat? 
• Onko minulla on käsitys siitä, miten projektin toimenpiteet vaikuttavat siihen mihin niiden on tarkoitus vaikuttaa? 
• Onko projektin toimenpiteiden yhteys projektin tuloksiin ja tuotoksiin johdonmukainen? 
• Seuraavatko projektin toimenpiteet tarpeenmäärittelystä ja tavoitteenasettelusta? 

Vaikuttavuusketju tarkoittaa mallia, jossa muutosta mallinnetaan vaikutuksena, joka seuraa toiminnasta ja resursseista. Vaikuttavuusketju on pohjimmiltaan panos-tuotos-analyysin laajennus siten, että se sisältää niiden lisäksi tarpeen, tavoitteet sekä vaikutukset ja vaikuttavuuden. 

Mallin soveltaminen projektitoimintaan sisältää oheisen kuvion mukaiset osat. Tarpeen määrittelystä seuraa tavoitteen asettelu. Tästä edetään resurssien keräämiseen. Teot ja toimenpiteet johtavat tuloksiin, joiden seurauksena syntyvät vaikutukset ja vaikuttavuus. 

Vaikuttavuusketju sisältää siis samat elementit kuin edellä mainittu tulevaisuudenmuistelun menetelmä, mutta ajallisesti toisin päin kerrottuna. 

Suunnittele nyt projektin ydin kuvaamalla vaikuttavuusketjun osat. 

Tarpeen kuvauksessa avataan kysymys, miksi projekti on tarpeen toteuttaa. Huomaa, että tarve on yhteydessä hankkeen vaikuttavuuteen. Ne koskevat samaa asiaa: sitä mikä tarvitsee muutosta. Tarve katsoo samaa asiaa tämän päivän ja menneisyyden näkökulmasta ja vaikuttavuus tulevaisuuden. Siis esimerkiksi tarve on kehittää lastenkulttuuria paikkakunnallamme, koska se parantaisi lasten osallisuutta, harrastusmahdollisuuksia ja hyvinvointia. Vaikuttavuus puolestaan on tulevaisuudessa parantunut lasten osallisuus, harrastusmahdollisuudet ja hyvinvointi. 

Tavoitteen kuvaus on kuvaus siitä, mitä ja millaisia tuloksia projektille asetetaan. Se on siis loogisessa suhteessa projektin tuloksiin ja tuotoksiin. 

Toimenpiteiden kuvaus on projektin aikaisen tekemisen ja toiminnan kuvaamista. Tätä syvennetään askeleessa 8. 

TESTI Oletko tehnyt seuraavat vaiheet?

• Olenko muotoillut projektin tarpeen? 
• Olenko muotoillut projektin tavoitteet?
• Olenko suunnitellut, millaisia resursseja projekti tarvitsee? 
• Olenko hahmotellut projektin toimenpiteet? 
• Olenko suunnitellut projektin tulokset ja tuotokset? 
• Olenko jäsennellyt projektin vaikutuksia ja vaikuttavuutta? 

Projektikanvas kuvailee projektin elementtejä tarkemmin. Siinä missä vaikutusketju kuvaa projektisuunnittelua ajallisesti pitkittäisesti, kanvas tekee sen poikittaisesti. Oheisessa kuvassa on mallinnus, jossa näiden sivujen laatijat ovat  kombinoineet eri lähteistä tulevia aihioita. Tarkoitus on, että projektin suunnittelussa jokaiseen kanvaksen laatikkoon täytettäisiin tietoja. 

Projektin ylärivissä ovat projektin tarkoitus, rajaus ja tavoitteet. Tarkoitusta ja tavoitteita on työstetty jo edellisissä kohdissa, mutta työstön tässä vaiheessa on tärkeää miettiä, miten projekti rajataan. Rajauksessahan on kysymys sen tunnistamisesta, mitä projektissa ei tehdä. Hyvin suunniteltu projekti on paitsi määrätietoinen, myös selväpiirteinen siinä, millaisia asioita se ei ole ratkomassa. Projektin rajaus on eri asia kuin sen aikana tehtävien soveltavien, plan-b-tyyppisten ratkaisujen mahdollisuus. Rajaus on ennen kaikkea tavoitteiden ja aihepiirin rajaamista, ei niinkään toimenpiteiden kahlehtimista. 

Projektin toisella rivillä on virstanpylväät. Niillä tarkoitetaan projektin toiminnan aikaisia välietappeja, toimintalohkoja tai asiakokonaisuuksia. Niiden alla on rivit ratkaistaville ongelmille, tuloksille ja tuotoksille sekä vaikutukselle ja vaikuttavuudelle. Nämä ovat edellisiltä askeleilta tuttuja asioita. 

Ratkaistavat ongelmat ei kuitenkaan terminä ole aiemmilla askeleilla esiintynyt. Sillä tarkoitetaan vastauksia kysymykseen: millaisen epäkohdan, puutteen tai täyttämättömän toiveen projekti (täydellisesti onnistuessaan) ratkaisisi? Koska maailma ei tule yhdellä projektilla valmiiksi (mitä luultavammin), kysymyksen voi muotoilla: mitä epäkohdan, puutteen tai toiveen ratkaisua projekti vie eteenpäin? 

Kanvaksen kahdella alarivillä on kuusi laatikkoa, joissa on projektisuunnittelun kannalta tärkeitä tekijöitä. 

Tekijät. Ketkä kaikki ovatkaan projektin tekijöitä? Kenen todellista toimintaa ja ajankäyttöä projektin tekeminen vaatii? Usein tarvitaan varsinaisten projektitoimijoiden lisäksi aktiivista panosta esimerkiksi vapaaehtoistoimijoilta tai joidenkin sidosryhmien toimijoilta. 

Sidosryhmät. Tällä tarkoitetaan sen tunnistamista, millaisten tahojen myötävaikutusta projektin toiminta edellyttää. Tässä kohtaan jäsennetään myös, millaista myötävaikuttaminen on. 

Kohderyhmät ja yleisöt. Tunnistetaan, millaisia ihmisiä osallistuu projektin toimenpiteisiin. Olennaista on paitsi tunnistaa kohderyhmien ja yleisöjen ominaisuuksia ja rajauksia (esim. nuoret, seniorit jne.), myös miten heidät tavoitetaan. Tavoittamisen kysymys voi avata esimerkiksi laajemman verkostotyötehtävän (esim. seniorijärjestöjen kanssa työskentelyn) tai markkinointitehtävän. 

Resurssit. Resurssit tarkoittavat tässä kohdassa ennen kaikkea sitä, millaisia voimavaroja tekijöillä tulee käytettävissään, jotta projekti onnistuu. Voimavarat muuttuvat rahoitushakemusta laadittaessa rahaksi. Tässä vaiheessa on euromäärien asemesta tärkeää tunnistaa:  

• kuinka paljon tekijöiltä tarvitaan työajan käyttöä? 

• millaisia tarvikkeita, välineitä, toimi- ja tapahtumatiloja ja laitteita tarvitaan projektin aikana? 

• mitä ostettavia palveluita tarvitaan? Millaista tieto-taitoa, asiantuntemusta tai suoritusta varten? 

• tarvitaanko projektissa paikasta toiseen liikkumiseen? 

• mitä muita resursseja tekijöillä tulee olla hallussaan? 

Rajoitukset. Tällä tarkoitetaan tekijöitä, jotka projektissa on otettava huomioon toimintaa rajaavina tekijöinä. Rajoitukset voivat olla esimerkiksi lainsäädännöllisiä rajoja, viranomaisten käytäntöjä, eettisiä periaatteita, työehtosopimuksista seuraavia seikkoja tai toimintakulttuurin tuomia mahdollisuuksien rajoituksia. 

Riskit. Riskit ovat projektin aikana ilmeneviä asioita, jotka uhkaavat projektin toteutumista ja jotka ilman tekemistä eivät ratkea. Riskien ennakoimisella voidaan osa niistä torjua jo ennalta tai toimia projektissa siten, että riskien toteutuminen ei vaaranna samassa määrin projektin toteutusta. Onneksi monet riskit ovat ennakoitavissa. Yleisiä riskejä ovat esimerkiksi:  

• projektihenkilöstön vaihtuvuudesta aiheutuva katkoksellisuus 

• projektihenkilöstön osaaminen ei vastaa projektin vaatimuksia 

• kohderyhmän tavoittamisen vaikeus 

• sidosryhmät eivät toimi projektin tarvitsemalla tavalla 

• projekti on aliresursoitu joiltakin osin 

Riskien tunnistamisella voidaan jo projektin suunnitteluvaiheessa taklata joitakin mahdollisia ongelmia. Esimerkiksi tunnistamalla projektin työntekijän osaamisen riski, voidaan projektisuunnitelmassa määritellä millaista osaamistasoa henkilöltä odotetaan. 

TEHTÄVÄ

TESTI Testaa oletko tehnyt kaikki vaiheet!

• Olenko rajannut projektin riittävän tarkasti ja tiedän mitä projektilla ei tavoitella? 
• Tiedänkö ketkä tai millaiset toimijat projektin tulevat tekemään? 
• Tunnistanko minkä tahojen (sidosryhmien) myötävaikutus on projektin kannalta tärkeää? 
• Tunnistanko kohderyhmät ja yleisöt? 
• Tiedänkö miten kohderyhmät ja yleisöt tavoitetaan? 
• Tunnistanko toimintaympäristössä olevia rajoituksia? 
• Olenko analysoinut projektin riskejä? 

let työstänyt projektin vaikuttavuusketjua ja projektin elementtejä projektikanvasta käyttäen, on aika syventyä projektin aikaiseen tekemiseen ja toimintaan syvemmin.  

Projektin tekemistä suunnitellaan kahdella tavalla. Projekti koostuu eri toiminnoista, osioista tai lohkoista. Ne perustuvat erilaisiin toimintoihin ja niistä muodostuvat projektin työpaketit. Projekti on toiseksi ajallinen kokonaisuus ja projektin ajallinen rakenne on toinen tapa suunnitella tekemistä. 

Työpakettien suunnittelu perustuu analyysiin projektin toimenpiteistä. Tärkeää on, että työpaketit eroavat toisistaan ja niissä oleva työ ja toiminta muodostavat suhteellisen hyvin erottuvan kokonaisuuden.  

Esimerkiksi projektissa, jossa on määrä tuottaa konserttisarja työpaketteja voivat olla  

1) projektin johtamista, seurantaa ja hallintoa koskeva,  

2) markkinointia ja tiedotusta koskeva,  

3) esiintyjien rekrytointia koskeva,  

4) esitysten harjoitusta ja esittämistä koskeva ja  

5) esitystilanteiden tuottamista koskeva työpaketti. 

Työpaketit edellyttävät mahdollisesti varsin erilaisia käytännön toimenpiteitä ja tekijöiltään varsin erilaista osaamista. Edellisessä esimerkissä osaaminen on esimerkinomaisesti 1) projektijohtamisen osaaminen, 2) tiedotus- ja markkinointiosaaminen, 3) verkosto-osaaminen, 4) musiikin tekemisen osaaminen ja 5) tuottajaosaaminen. Osaamisen analysointi johtaa siihen, minkälaisia tekijöitä – ammattilaisia ja vapaaehtoistoimijoita – projektin onnistunut toteuttaminen vaatii. 

Työpaketteja muotoillessa kiinnitä huomiota niiden määrään. Liian pieniksi palasiksi pilkottu projekti voi näyttää hajanaiselta. Suositeltava työpakettien määrä on 3-6. Laajemmissa projekteissa työpaketit ovat laajempia kokonaisuuksia, pienimuotoisemmissa yksityiskohtaisempia. 

Työpakettien muotoilussa on huomioitava seuraavanlaisia edellisestä esimerkistäkin ilmeneviä seikkoja: 

• projektilla on aina johtamistoimintansa ja hallinnolliset tehtävät 
• projektin ydintekeminen (esimerkissä konsertit ja niihin valmistautuminen) on vain yksi osa projektin toimintaa 
• yleensä tiedotus ja markkinointi kuuluu tärkeänä osana projektitoimintaan 
• kuvaa projektisuunnitelmassasi kaikki toiminnot, älä jätä mitään itsestäänselvyydeksi, niputa pienet toiminnot osaksi jotakin laajempaa työpakettia 

Toinen tapa tuottaa kuvaus projektin tekemisestä on ajallinen, aikajanan rakentaminen. Projekti on aina ajallinen kokonaisuus, jossa tapahtuu ensiksi jotakin ja sen jälkeen jotakin muuta ja lopuksi saadaan projekti valmiiksi. Yleensä projektissa tekemisen luonne ja painopisteet muuttuvat projektin edetessä.  

Aikajanaa voi yksinkertaistaa vaiheistamalla muutamaan ajalliseen jaksoon, joissa tekemisen painopiste 

Aikajanalle tulevat projektin työpakettien toiminnot ajallisessa muodossa. Esimerkiksi markkinointitoiminta ajoitetaan sopivalla tavalla ennen esityksiä, projektin toimijoiden kerääminen ja valmentaminen samoin. Johtaminen ja hallinto puolestaan kulkevat koko projektin aikana, mutta muuttavat ehkä muotoaan tai intensiteettiään ajan mukana. Aikajana on siten pitkittäisleikkaus siitä, mistä työpaketit ovat poikkileikkaus. 

Alla olevan taulukon esimerkissä työpaketit on sijoitettu neljään vaiheeseen ja tuotettu esimerkinomaista sisältöä kuhunkin pakettiin ja vaiheeseen. 

TEHTÄVÄ

TESTI

• Olenko muodostanut projektista työpaketteja ?
• Muodostavatko työpaketit toisistaan eroavien osien kokonaisuuden? 
• Sisältävätkö työpaketit kuvauksen kaikista ennakoitavissa olevista projektin toimista? 
• Olenko laatinut projektille aikajanan, johon olen sijoittanut projektin olennaiset työvaiheet?