Projektin talous

Projektien talouteen liittyviä teemoja ovat mm. rahoitus, budjetointi, kilpailutukset ja tietysti unohtamatta kirjanpitoa.

Luovilla aloilla projektien rahoituslähteet vaihtelevat julkisista rahoittajista yksityisiin rahoittajiin ja lisäksi projektien budjetit voivat vaihdella tuhansista euroista satoihin tuhansiin euroihin. Projektien koossa on suurta vaihtelua. Suurimmat ovat vuosia kestäviä kehittämishankkeita tai jättimäisiä stadion tapahtumia sisältäen kansainvälisiä kiertueita ja niiden kesto voi olla useita vuosia. Pienimmillään lähdetään liikkeelle muutamien satasien budjeteista, kun on kyse yksityisistä taide-esityksistä. Projektit voivat olla siis hyvin pitkälle tuotteistettuja kaupallisia tuotantoja tai vapaaehtoispohjalta ponnistavia ei-kaupallisia tuotantoja tai näiden yhdistelmiä.

Talouden kanssa pitää olla tarkkana. Talous on hyvä renki, mutta ikävä isäntä. Hankkeen aikana projektin taloutta tulee seurata, jotta kulut pysyvät budjetin raameissa. Projektitalouden hallinnan a ja o on ammattimaisesti hoidettu kulu- ja tuottoseuranta, sen vertaaminen projektin budjettiin ja projektisuunnitelman mukaisiin kulukohteisiin.

Kulujen hallinnan voi tiivistää siihen, että kuluja muodostuu henkilöstön palkoista ja sivukustannuksista, ostopalveluista, matkakuluista, hallinnosta, tarvikkeista ja muista vaikeammin luokiteltavista kustannuksista.

Henkilöstökustannukset. Henkilöstökustannusten laskemisessa otetaan huomioon palkat, lakisääteiset sivukulut ja loma-ajan palkat. Siten palkkabudjettiin lisätään huomattava prosentti, jotta päästään oikeisiin henkilöstökustannuksiin. Tavanomaisesti lakisääteiset sivukulut ovat 20 %:n luokkaa ja loma-ajan palkka on puolikkaan kuukausipalkan arvoinen.

Tässä ei kuitenkaan ole kaikki palkansaajista muodostuvat kulut, sillä työterveydestä ja mahdollisista muista kuin lakisääteisistä vakuutuksista voi muodostua kustannuksia, osin ennakoimattomiakin. Myös henkilöstön perehdyttämisestä ja kouluttamisesta voi muodostua kustannuksia.

Ostopalvelut. Ostopalveluita ovat hankkeen toteuttajaorganisaation ulkopuolelta hankittavat palvelut. Yleensä sellaisia ovat asiantuntijat, viestintäpalvelut, puhujat, esiintyjät tai jonkin hankkeen kannalta olennaisen tehtävän hankkiminen ulkopuolelta. Ostopalveluiden hankkiminen tapahtuu lähtökohtaisesti avoimilla markkinoilla. Monet rahoittajat suorastaan vaativat sitä, ja edellyttävät että ostopalvelut kilpailutetaan tai ainakin osoitetaan kohtuullinen hintataso ja palvelun saatavuus avoimilta markkinoilta.

Ostopalvelun hinnoittelu tapahtuu siten tavanomaisesti tarjousten pyytämisen kautta. Tarjouksia on hyvä pyytää usealta kilpailevalta palvelun tarjoajalta, jotta nähdään todellinen hintataso. Hinnoittelua voi rajoittaa käytössä oleva ostopalvelubudjetti, jonka mukaisesti ostettavalle palvelulle määrittyy tasonsa. Hinnoittelua voi ennakoida arvioimalla hankittavan palvelun sisältämän työn määrää ja keskimääräistä hintaa.

Kilpailutus on termi, jossa on sisällä erilaisia asioita. Olennaista on, että kun kilpailutetaan palveluja ja hankintoja, toiminta dokumentoidaan ja päätös perustellaan avoimilla kriteereillä. Kriteereitä voi olla lukuisia, pelkän hinnan lisäksi esimerkiksi palvelun laatuun, eettisiin periaatteisiin ja aikatauluihin liittyen. Tärkeää on tarjousten vertailtavuus: hyvin laaditussa kilpailutuksessa on yksityiskohtaiset tiedot hankittavasta palvelusta, sen toimittamisesta, usein myös työmenetelmistä ja kokemusreferensseistä.

Matkakulut. Matkakulut sisältävät työmatkoihin liittyvän matkustamisen kulut yöpymis- ja päivärahakuluineen. Matkakulujen määrää ja tasoa määrittelevät mm. verottajan käytännöt, työehtosopimukset sekä organisaatioiden sisäiset periaatteet. Valtion matkustussääntöä sovelletaan varin yleisesti muissakin kuin julkisissa organisaatioissa. Budjetoitaessa matkakuluihin kannattaa varata riittävästi rahaa, sillä yksi matkapäivä yöpymisineen maksaa helpostikin parisataa (vuoden 2025 hintatasolla).

Hallinto ja yleiskustannukset. Hallinnon kustannukset ja yleiskustannukset ovat todellisia, mutta varsin näkymättömiä kustannuksia hanketoiminnassa. Hallinnon kustannuksiin voi laskea organisaation johtamisesta, organisoinnista ja henkilöstö-, talous- ja muusta yleishallinnosta muodostuvia kustannuksia. Yleiskustannuksia ovat esimerkiksi työvälineistä, työtiloista ja muusta työn mahdollistavasta toiminnasta ja välineistöstä muodostuvat kustannukset.

Joillakin rahoittajilla hallinto- ja yleiskustannukset niputetaan kiinteäksi prosentiksi, joka voi vastata tai olla vastaamatta organisaation tarpeita. Projekteja haettaessa tulee arvioida, joskus hyvinkin tarkasti, tekeekö rahoitus hankkeen todellisesti kannattavaksi, kun otetaan huomioon hallinto- ja yleiskustannukset.

Tarvikkeet ja muut kustannukset. Hankkeen muita kustannuksia muodostuu esim. tarvikkeista ja välineistä, mainoksista ja muista vastaavista kustannuksista. Niiden hankkimisessa tulee ottaa huomioon rahoittajan vaatimukset esimerkiksi hankinnan markkinaehtoisuudesta.

TEHTÄVÄ

Tarkastele projektisi budjettia ja kuluja. Mitä muita kuluja projektissasi on palkkakustannusten lisäksi?

Tarinoita projektimetsästä

Budjetointi on puoli ruokaa

Talven ensimmäisten hiutaleiden laskeutuessa Onni-orava säntäili pitkin maanpintaa. Lyhyet pyrähdykset ja nopeat vilkaisut ympärille olivat hänen tapansa liikkua. Välillä eturaajat veivät jotain maisteltavaksi suuhun ja sitten taas kiiruhdettiin toisaalle. Pörröinen häntä tasapainotti liikettä ja sai Onnin näyttämään jäätanssijalta, jonka koreografiat olivat tarkkaan hiotut. Onni-orava keräsi talvivarastoaan. Hyvän talouden pidon perusta oli huolellinen varautuminen talveen. Varastoihin piti saada mahtumaan talven aikana syötävät kuusen ja männyt siemenet, pähkinät, tammenterhot, marjat, hedelmät, kukat, hyönteiset ja sienet. Onni-orava oli laatinut itselleen tarkat laskelmat, mitkä auttoivat ennakoinnissa. Näillä leveysasteilla normaali talvi kesti marraskuun alusta maaliskuun puoleen väliin. Tämä tarkoitti noin 135 päivää ja joka päivä hän söi keskimäärin noin 71 kuusen siementä eli talvivarastoon täytyi kerätä yhteensä 9585 siementä ja tämän lisäksi kaikki muu ruoka. Budjetointi oli puoli ruokaa pohdiskeli Onni.

---