Projektin seuranta

Talouden seurannan perustana on projektin talouden kirjanpito, joka tulee järjestää kirjanpitolain mukaisesti. Tärkeää on, että projektilla on oma kustannuspaikkansa yhteisön (yhdistyksen, yrityksen tms.) kirjanpidossa. Varsinaisessa talouden seurannassa kirjanpidosta tuotetaan seurantaraportti, jossa kustannuksia verrataan kustannuslajeittain projektin talousarvioon. Talouden seurannalla voidaan arvioida, miten projektin käytettävissä olevat resurssit riittävät projektin läpivientiin.

Projektin työajan seuranta tarkoittaa projektille käytettyjen työtuntien tai työpäivien dokumentoitua kirjaamista. Työajan dokumentoitu seuraaminen on erityisen tarpeen, jos rahoittaja sitä edellyttää. Se on tarpeen myös silloin, kun työaika koostuu monista eri osista, joista projekti on vain yksi osa. Työajan seuranta toimii silloin lähteenä, jolla osoitetaan rahoittajalle työaikaresurssien käyttöä. Se on tarpeellista myös projektin johtamiselle, jotta voidaan arvioida käytetyn henkilöstöresurssin kohdentumista projektisuunnitelman mukaisesti.

Toimenpiteiden ja työn sisällön seurannalla dokumentoidaan erilaisia tekoja ja tapahtumia, joita projektin aikana tapahtuu. Pääasiassa kysymys on projektin laadullisesta dokumentoinnista. Käytännössä se voi tarkoittaa esimerkiksi työpäiväkirjan pitämistä, työajan laadullista seurantaa (kirjataan mihin työaikaa on käytetty) tai työn etenemisen muuta dokumentaatiota. Seurantaa voidaan myös tehdä ajoittain esimerkiksi laatimalla kuukausiraportteja. Osana tätä kokonaisuutta on myös projektin viestinnän dokumentointi.

Seurantaa järjestetään myös keräämällä tietoja projektin kohderyhmistä ja yleisöistä. Kirjataan osallistumisesta määriä ja mahdollisesti myös osallistumisen laadullisia ominaisuuksia. Tärkeää tässä on huomioida tietosuoja ja eettiset periaatteet. Seurannan välineinä voivat olla myös kohderyhmille ja yleisöille suunnatut kyselyt ja palautekäytännöt.

Projektin tulosten seurannalla tarkoitetaan dokumentaatiota erilaisista tuloksista ja tuotoksista, joita projektin myötä syntyy.

Seurannan käytäntöjä on :

Tulosten seuranta

Projektin tulosten seurannalla tarkoitetaan dokumentaatiota erilaisista tuloksista ja tuotoksista, joita projektin myötä syntyy.

Seurannan käytäntöjä on esimerkiksi seuraavanlaisia:

Projektin seurannan arkisto

Arkistoiksi kutsutaan fyysisiä tai sähköisiä paikkoja, joihin seurantadokumentit tallennetaan. Perinteisesti kysymys on projektimapista, johon dokumentteja koskevia papereita on kerätty. Nykyään arkistointi tapahtuu pääosin digitaalisessa muodossa esimerkiksi tietokoneen tai intranetin kansiona. Olennaista on, että kerätty tieto on käytettävissä, kun sitä tarvitaan esimerkiksi projektijohtamisen, raportoinnin tai viestinnän tarkoituksiin.

Aikataulun ja hankekellon vertaaminen suunnitelmaan

Tämä tarkoittaa seurantakäytäntöä, jossa projektin etenemistä verrataan suunnitelmaan. Projektisuunnitelmasta laaditaan hankekellon mukainen aikataulu, jonka yhteyteen projektin etenemistä kuvaavia dokumentteja kerätään.

Seurantaraportti

Seurantaraportilla tarkoitetaan asiakirjaa, johon dokumentaatiota kerätään joko osin, esimerkiksi talouden ja työajan toteuman puolesta, tai kaikin puolin. Raporttia käytetään esimerkiksi projektijohtamisen välineenä.

Seurantaraporttia käytetään myös ulkoisen raportoinnin välineenä. Rahoittaja edellyttää yleensä määrämuotoista raporttia, jossa on seurantatietoja esimerkiksi talouden, työajan toteuman ja projektin etenemisen osalta.

Metsässä oli talvi ja ensi lumi peitti paikoitellen alleen mustikan varvut ja sammaleet. Pirkka-pöllö oli laskeutunut pienen kuusen latvuksen päälle tutkimaan lumeen piirtyneitä jälkiä. Nopeasti hän tunnisti suuret hirven jäljet sekä ketun tassujen jättämät painaumat. Hän huomasi myös ystävänsä Onni-oravan käyneen ulkosalla etsimässä ruokakätköjään. Sitten oli myyrän jäljet, hiiren jäljet ja monen muun eläimen jättämät tunnistettavat painaumat. Itsekseen hymähtäen Pirkka käänteli päätään ja totesi:

– Tämä on kuin vieraskirja, johon jokainen on käynyt kuittaamassa merkin vierailustaan.

Metsän laidalta kulki erikoinen merkkijono polun vieressä välillä tehden mutkia, päättyen ja sitten taas jatkuen toiseen suuntaan. Painaumassa oli ensiksi kaksi lyhyttä peräkkäin ja sitten kaksi pitkää painaumaa. Aivan kuin morseaakkosten kysymysmerkki, mutta ei ihan. Kaksi lyhyttä liikaa. – Tai voisiko tuo olla U ja sitten T, pähkäili Pirkka päätään käännellen ja yrittäen ymmärtää mitä jäljet olivat.

– Ehkäpä kyseessä ei ollutkaan morsetus vaan ihan vaan jäljet. Ja jos ne olivat jäljet, niin niidenhän täytyi olla tietysti jäniksen jäljet, päätteli Pirkka, ja jäljistäänhän se jäniskin tunnetaan.

Pirkka seurasi jäniksen jälkiä. Ensin ne menivät yhteen suuntaan ja sitten toiseen ja sitten ne ikäänkuin päättyivät ja sitten taas jatkuivat.

– Eihän tässä ole mitään tolkkua, Pirkka mumisi, näitä jälkiä seuraamalla menen vain itse sekaisin.

Ja niin Pirkka lopetti jäniksen jälkien seuraamisen, koska ne eivät vieneet minnekään ja saivat hänet aivan sekaisin ja se kai oli ollut jäniksen tarkoituskin.