Projektin määrittelemisestä voisi varmasti tehdä oman projektin. Kirjallisuutta projekteista löytyy hyllymetreittäin ja hyviä määritelmiä löytyy erilaisilta verkkosivuilta runsain mitoin. Lisäksi aiheesta voi kuunnella eri kielisiä podcasteja ja katsella toinen toistaan innostavampia videoita. Määriteltäessa projektia, olemme tarttumassa urakkaan, joka on kyllästetty tiedolla. Eikä pidä unohtaa myöskään tekoälyä, jonka kielimallin avustamana on suhteellisen helppoa takoa suurinta osaa tyydyttävä määritelmä. Niinpä minäkin kysyin aikamme muodin mukaisesti AI:lta neuvoa:
Tekoälyn vastaus: “Projektille on ominaista seuraavat piirteet”
Projektin määrittelyä
Tavoitteet: Projektille on asetettu selkeät, mitattavat tavoitteet, jotka määrittävät, mitä projektilla halutaan saavuttaa.
Aikarajat: Projektille on asetettu aikaraja, jolloin sen on määrä päättyä ja tulosten valmistua.
Resurssit: Projekti vaatii tiettyjä resursseja (esimerkiksi aikaa, rahaa, osaamista ja laitteistoa).
Rajoitukset: Projektilla voi olla rajoituksia kuten budjetti, aikaraja tai sääntöjä, jotka ohjaavat sen toteutusta.
Sidosryhmät: Projektissa on yleensä useita sidosryhmiä, kuten asiakkaita, tiimin jäseniä, rahoittajia tai muita projektin osapuolia, joiden tarpeet ja odotukset on otettava huomioon.
Projekti voi olla pienimuotoinen tai laaja ja monivaiheinen, mutta sen perusideana on aina, että se on suunniteltu, organisoitu ja johdettu tietyn lopputuloksen saavuttamiseksi.
Ylläoleva kuvaus antaa projektille teknisen määritelmän ja kelpaa meille yleisellä tasolla, mutta jos vaihdamme näkökulmaa, niin myös määritelmä muuttuu. Rahoittajalle projektin voisi määritellä kanavana jakaa yhteistä varallisuutta ennalta sovittuihin tarkoituksiin. Poliitikoille projektia voisi kuvailla työkaluna, jolla ohjataan ruohonjuuritasolla poliittisten lupausten lunastamista. Kohderyhmälle projektin määritelmänä on ulkopuolisen tahon penetraatio, jolla puututaan heidän elämäänsä. Projektin toteuttajalle projekti on unelma, mahdollisuus, pankki sekä loputon työmaa.
Unelma: ilman projektia, joku pitkään toivottu asia jää toteutumatta. Projektin avulla haaveesta tulee totta. Projekti on hyvä haltija ja kolme toivomusta.
Mahdollisuus: projekti on aukeava ovi, mistä alkaa uudenlainen tulevaisuus. Mahdottomasta tulee mahdollista.
Pankki: projekti on kasa rahaa. Raha mahdollistaa asioita. Projekti on kuin laina, jonka takaisinmaksuna rahoittaja haluaa tuloksia ja tuotoksia.
Työmaa: projekti merkitsee rahoituksen saajalle lupausta työstä. Työt eivät lopu, vaan ne alkavat ja jatkuvat, niin pitkään kuin runsauden sarvi, sampo sitä tarjoaa. Työmaa asettuu lineaarisesti aikajanalle. Siinä on alku, keskikohta ja loppu.
Erilaiset projektit kuuluvat niin olennaisena osana työelämään, että toisinaan voisi kysyä, mitä meillä oli ennen projekteja? Kuinka asiat hoituivat ja miten saatiin asioita ylipäänsä valmiiksi. Jos projekti-muotoisesta työskentelystä haluaa löytää hyviä puolia, niin varmasti yksi näkökulma on projektin tapa määritellä ja rajata itsensä. Se on kuin keskellä puutarhaa oleva lavakaulus, jonka suojassa kasvatetaan esim. yrttejä. Kestopuiset reunat erottavat pienen alueen muusta puutarhasta omaksi alueekseen, missä kasvaa omissa olosuhteissaan tiettyä kasvia. Toisinaan lavakauluksia on useita, vierivieressä jakaen puutarhan pieniksi kasvuyksiköiksi. Metafora kulttuurialalle on ilmeinen ilman suurempia selittelyitä – elanto muodostuu pienistä palasista, jotka on rajattu omiksi projekteikseen. Huonona puolena on työajan jakaantuminen useisiin palasiin, mikä vaikeuttaa keskittymistä. Monta rautaa tulessa! Jatkuva kiire. Stressi. Päälle kaatuvat dead-linet jne.
Tarinoita projektimaailmasta
Projektimetsässä
Projektimetsä on metsän nimi, eikä kuvaus asioiden tilasta. Projektimetsässä asuvat ystävämme orava, majava, myyrä sekä pöllö. He ovat kaikki projektieläimiä, jotka elävät elämäänsä omalla tyylillään ja tietenkin projekteja tehden.
Onni-orava säntäilee erisuuntiin. Sillä on jatkuva kiire ja ulkopuolisen silmin katsottuna näyttää, että sen touhuissa ei ole mitään järkeä. Onni-orava innostuu helposti ja sen sydän pamppailee kiihkeästi lyhyen kesän kiireistä innostuneena. Hän on symppis ja söpö, jolla on koko ajan jotain tekeillä. Minne hän nyt hävisi? Ai, siellä hän kurkkaakin jo seuraavan puun takaa.Misa-majava on Projektimetsän insinööri. Hän suunnitelee, kaataa puita ja rakentaa. Misa-majavan pato on monivuotinen urakka, joka ei ole valmis koskaan. Misan pato muokkaa ympäristöä. Se saa veden pinnan nousemaan ja toisille se on uhka, mutta Misa-majavalle pato on aina mahdollisuus. Pato merkitsee ruokaa, suojaa ja turvaa. Siellä se Misa nytkin istuskelee patonsa päällä ihastelemassa aikaansaannostaan.
Mitja-myyrä on se kädet savessa puurtaja. Hän hautautuu omiin tunneleihinsa ja välillä häntä ei näy päiväkausiin. Jossain maanuumenissa on kuitenkin tunneleiden verkosto, missä Mitja-myyrä liikkuu. Hän ei tarvitse päivänvaloa, kun hän toteuttaa suunnitelmaansa. Maan pinnalle ilmestyvät multakasat kertovat Mitjan olevan työntouhuissa. Hän tekee niin sanottua näkymätöntä työtä.
Pirkka-pöllö on projektimetsän hiljainen tarkkailija. Suuret silmät avoimena se havainnoi ympäristöään, vanhan kelopuun yläoksilta ja pohtii muiden tekemisiä. Joskus se levittää siipensä ja lehahtaa hiljaiseen lentoon, liitäen Projektimetsän puiden välistä uuteen tarkkailuasemaansa. Pirkka-pöllö näkee kaiken ja tietää kaiken. Vaikka et aina näe Pirkkaa niin tunnet sen suuret silmät niskassasi ja kuulet yössä sen matalan huhuilun.
Onko projektista tullut kirosana?
Astuessani työelämään 1980-luvulla projektipäällikkyyteen liittyi glamouria ja se haisi valtaa sisältävältä positiolta. Edelleenkin kertoessani omalle äidilleni omista työtehtävistäni, näen hänen silmistään ihailua, kun kerron olevani projektipäällikkö. Ja vielä 2000-luvun alkupuolella projektipäällikkyydestä maksettiin palkan lisää ja kollegoiden sieraimista leijui kateuden tuoksi, kun esittelin heille uusia käyntikorttejani, missä asemakseni oli määritelty projektipäällikkö. Nykyään, kun olen valveilla aamuyön tunteina ja pohdin omaa elämääni, mietin että tämäkö oli parasta, mihin urallanani etenin? Projektit ovat kuin maanomistajan torppia ja projektipäällikkö on torppari.
Projektipäällikkyys merkitsee nykyään vastuuta kaikesta ilman valta-asemaa. Et ole esimies, mutta esiinnyt projektisi nokkahahmona. Vahdit ja vastaat budjetin toteutumista, mutta hankinnoista päättäessäsi joudut kuitenkin kysymään luvan ylemmältäsi. Projekti määrittelee työaikasi ja tehtäväsi, kun raportoit, mutta tosiasiassa projektisi tekee sinusta orjan, ilman työaikaa ja vastuullesi kuuluu kaikki. Tavallaan nautit yrittäjän vapauksista ja työntekijän oikeuksista, mutta kuitenkin olet oman toimenkuvasi vanki.
Projektit mahdollistavat paljon hyviä asioita, mutta samalla ne mahdollistavat myös määräaikaiset työsuhteet ja työnkuvien pirstaloitumisen. Olet 50 prosenttisesti tai 80 prosenttisesti jotain. Jaat viikkosi osiin. Elät tavoitteiden toteutumista varten. Projektisuunnitelma on ohjenuora, jota seuraat. Kun projekti päättyy, niin työsi päättyy ja kolmen vuoden uurastuksesi haihtuu ilmaan, eikä kukaan enää seuraavalla viikolla muista projektisi nimeä, saati logoa. Ovatko ulkopuoliset rahoitukset tai projektirahoitukset pelastaneet ainaisesta rahapulasta kärsivän taidekentän vai ovatko ne luoneet epätasa-arvoa lisäävän sorron välineen?
Tehtävä
Piirrä valkoiselle paperille ympyrä, joka kuvaa vuosittaista työaikaasi. Jaa ympyrä eri työtehtäviäsi kuvaaviin sektoreihin. Mikä on projektien osuus työajastasi?
Johdanto
Projektin määritelmät
Projektien terminologia
Projektien tyyppejä
