Projektin johtaminen

Projektiorganisaatio koostuu yhden tai useamman organisaation tai yhteisön tekijöistä. Varsinainen projektiorganisaatio sisältää toimenpiteisiin osallistuvat, projektille työtä tekevät henkilöt. He muodostavat moninaisen joukon ammatilaisia sekä asiantuntijoita osaamiseltaan, työkokemukseltaan ja toimintatavoiltaan. Projektiorganisaatioon linkittyvät myös organisaation muut henkilöt kuten johtajat tai taloushallinnon työntekijät. Laajasti tarkastellen projektiorganisaatioon voidaan laskea myös mukaan esimerkiksi ohjausryhmän jäsenet ja keskeiset sidosryhmien sekä rahoittajien edustajat. 

Tämän porukan koordinointi on projektipäällikön tehtävä. Hänen tehtävänsä lähtökohtana on projektisuunnitelman toteuttaminen. Toteuttamisen välineeksi projektipäällikkö vastaa siitä, että projektin toiminta ja tavoitteet ymmärretään riittävän yhdenmukaisesti (integraatiotehtävä), toiminta on riittävästi resursoitu suhteessa tehtäviin (allokointitehtävä) ja projektin erilaiset toimet laitetaan toimeen oikea-aikaisesti ja pätevillä keinoilla (toimeenpanotehtävä). Lisäksi projektipäällikkö vastaa yleensä projektin tavoitteiden ja tulosten tuottamisesta (raportointitehtävä). 

Projektipäällikkö voi törmätä eri osapuolten erilaisiin toimintakulttuureihin ja tekemisen tapoihin. Tämä on enemmänkin sääntö kuin poikkeus projekteissa, joissa on eri organisaatioita mukana. Erilaisia toimintakulttuureita voi sisältyä myös eri ammattiryhmien tapoihin tehdä asioita. Toimintakulttuurien erilaisuus voi olla syvälle juurtunut organisaatioihin – ne saattavat olla upotettuina johtosääntöihin, viestintätapoihin ja -kanaviin ja muihin organisaatioiden perustoihin. Toimintakulttuurien erilaisuuteen ja törmäyksiin kannattaakin varautua ennakkoon.  

Luottamus siihen, että asiat järjestyvät samalla tavalla eri toimijoiden piirissä, on väärää luottamusta. Parempaa luottamusta on, että asioista keskustellaan, neuvotaan, sovitaan ja opitaan yhdessä riittävän paljon, riittävän usein ja riittävän yksityiskohtaisesti. Tämän vuorovaikutuksen avulla haetaan yhteistä linjaa ja tekemisen tapaa. Projektipäällikön tehtävä on kuunnella ja ymmärtää erilaisia toimintatapoja ja -kulttuureita ja muodostaa erilaisuudesta toiminnallinen ja tavoitteellinen kokonaisuus. Projektipäällikkö integroi erilaisuudesta yhteisen tavan toimia ja tehdä.

Projektipäällikkö toimii siis hankekommunikaation solmukohtana ja vastuunkantajana. Tehtävässä painottuu sisäinen viestintä ja viestintäosaaminen on tärkeä osa projektipäällikön johtamisosaamista. Hän siis vastaa siitä, että hanke integroituu yhdeksi kokonaisuudeksi. Joskus integroituminen tarkoittaa sitä, että kaikista toimintakulttuurien eroavaisuuksista huolimatta kaikkien toiminta on samanlaista tai ainakin johtaa samaan lopputulokseen. Tilanteesta riippuen projektipäällikön pitää osata hyödyntää työtapojen eroavaisuuksia. Hänen pitää kuitenkin varmistaa, että eri toimijat tuottavat oikea-aikaisesti ja projektin tavoitteita palvelevat tuotokset. Jos kaikki tiet vievät Roomaan, niin hyväksytään eri tavat toimia, kunhan päämäärä on sama. Projektipäälikön on hyvä myös huomioida oma käytöksensä. Hän voi aiheuttaa hämminkiä mikromanageroimisella niin kuin mikä tahansa johtaja. 

Projektin yhtenäisyydestä huolehtiminen korostuu projektin alkuvaiheessa, mutta valuviat saattavat tulla esille vasta ajan kuluessa. Projektipäällikkö suunnittelee koko projektin ajalle – käynnistymisestä loppuraportointiin – toimintaa, missä projektin toiminnasta keskustellaan riittävästi osapuolten kesken. Helpoiten tämä onnistuu säännöllisillä projektitapaamisilla. 

Projektipäällikön tehtäviin kuuluu myös allokointitehtävä eli hän tarkkailee ja säätelee, että projektin eri osat ovat riittävästi resursoitu. Resursointi tarkoittaa sitä, että projektiin käytettävissä oleva työaika kohdistuu oikein eri toimenpiteisiin. Hän myös varmistaa, että matkoihin, välineistöön tai palvelujen ostoon tai muuhun toimintaan varatut resurssit kohdistuvat projektin tavoitteiden mukaisesti. Projektisuunnitelma tarjoaa tällaisiin asioihin usein lähinnä suuntaa antavan puitteen. 

Käytännössä resurssien suuntaaminen tarkoittaa sitä, että projektin aikana eteen tulevat toiminnat ja toimenpiteet pilkotaan selkeästi rajatuiksi kokonaisuuksiksi ja varmistetaan, että jokaiselle osiolla on tekijänsä ja mietitään, miten tekemistä seurataan, ja miten seurattavista asioista raportoidaan. Yleensä tämä organisoituu parhaiten projektitapaamisissa. Raportointi ja seuranta on jatkuvaa ja näin säilyy käsitys, missä vaiheessa aikajanalla projektissa mennään. Merenkulkumetafooraa käyttäen, ilman seurantaa ja raportointia, projekti on kuin laiva, joka on ajelehtinut avoimelle ulapalle ja projektipäällikkö on kadottanut kiintopisteensä. Häneltä puuttuvat navigointiin tarvittavat tiedot ja välineet. Kukaan ei tiedä sijaintia, eikä suuntaa minne olemme menossa.

Projektipäällikkö vastaa siitä, että projekti laitetaan toimeen. Toimeenpanossa projektisuunnitelma on kuin projektin lakikirja, jonka pykälien mukaan toimitaan. Tulokset ovat lain tulkinta käytännössä. Projektisuunnitelmaa noudatetaan ja projektin tuloksia tavoitellaan. Projektin matkan varrella tulee kuitenkin monia tilanteita, missä “lakikirja” ei anna selvää ohjetta ja tulosten saavuttamiseksi on olemassa erilaisia vaihtoehtoja. Projektipäällikön tehtävänä on näissä tilanteissa suunnata projektin toimintaa resurssitehokkaasti siten, että eri osapuolet voivat seistä kompromissiratkaisun takana. Hän neuvottelee partnerien kanssa ja pyrkii löytämään osapuolia sitovia ja tyydyttäviä ratkaisuja ja huolehtii ratkaisuehdotusten toimeenpanosta. 

Toisinaan projektisuunnitelmaa on muutettava. Se voi olla käytännössä mahdoton toteuttaa tai sisältää sudenkuoppia (tähän palaamme myöhemmin). Projektipäällikön tehtäviin kuuluu valmistella projektisuunnitelman muutos, mutta siitä päättäminen ei yleensä ole operatiivisen projektiryhmän sisäinen asia vaan vaatii päätöksen myös projektia toteuttavilta organisaatioilta ja rahoittajalta. 

Projektin toimeenpanossa on tärkeää paitsi riittävä ja osapuolia sitova suunnitteleminen, myös projektin seuranta. Projektipäällikön vastuulla on, että projektin seurannalle on sopivat ja soveltuvat seurannan työkalut. (Tästä lisää kohdassa projektin seuranta.) 

Projektipäällikkö huolehtii siitä, että projektista kerätään tietoa niille tahoille, joille projekti on vastuullinen ja tilivelvollinen. Siis projektipäällikkö huolehtii projektin raportoinnista. Raportoinnin käytännön toimet voivat olla jaettu eri toteuttajille ja esimerkiksi talousraporttien osalta taloushallinnon ammattilaisille. Projektipäällikkö kuitenkin vastaa siitä, että raportoinnin kokonaisuus on tehty tarpeiden ja sääntöjen mukaisella tavalla ja sen mukaisella laajuudella. 

Projektiraportointiin on erilaisissa projekteissa vaihtelevia toimintatapoja. Monilla projekteilla on ohjausryhmä, asiantuntijaryhmä tai muu neuvoa antava tai ohjaava toimija, jonka tehtävät voivat vaihdella ideoiden tarjoamisesta, verkostoitumisesta ja asiantuntijatuesta projektin seurannan muodollisiin tehtäviin. Useimmiten ohjausryhmät tai sitä vastaavat toimielimet seuraavat projektin toimenpiteitä. Projektipäällikkö toimii tavanomaisesti sen esittelijänä ja päätösten toimeenpanijana. 

Projektilla voi olla myös väliraportointikäytäntö. Useat rahoittajat edellyttävät säännöllistä väliraportointia. Toteuttavilla organisaatioilla voi myös olla sääntönsä tuottaa raportointitietoa, esimerkiksi työajan käytöstä, budjetin toteutumisesta ja toiminnan edistymisestä. Hyvin käytettynä tällaisia velvoitteita käytetään luontevana osana projektin johtamista. 

Projektin loppuraportointi kokoaa toimenpiteet, tulokset ja peilaa projektin saavutuksia asetettuihin tavoitteisiin. Projektipäällikkö kokoaa tiedot ja vastaa niiden analysoinnista (siis aukikirjoittamisesta).  

Projektipäällikön tehtäviin kuuluu myös projektin edustaminen ulospäin. Joissakin projekteissa edustehtävä saattaa olla projektipäällikön näkyvin ja kenties vaativin osa. Ulospäin edustaminen voi avautua sidosryhmien suuntaan, julkisuuteen tai osallistuvien organisaatioiden sisälle. 

Projektipäällikön tehtäviin kuuluu myös projektin taloushallinta. Budjetin yksityiskohtainen seuraaminen on tärkeä tehtävä. Olennaista on hallita kulujen kertymistä suunnitellussa aikataulussa. Toisaalla uhkaa vaara kulujen liiallisesta kertymisestä suhteessa budjettiin, mutta yhtä yleinen riski on hankerahoituksen jääminen käsiin. Monissa rahoitusmalleissa ylijäämät peritään takaisin. 

Kulubudjetin ohella projektipäällikön tehtäviin kuuluu kustannusten rahotuskelpoisuuden tarkastaminen. Peukalosääntönä on, että kaikki projekille osoitettavat kustannukset on perusteltava hankehakemuksen kautta.