Projektin tavoitteen huolellinen miettiminen on yhtä tärkeää tai jopa tärkeämpää kuin toimenpiteiden ja työvaiheiden jäsentäminen. Tavoitteella kuvataan kaikkea, mitä projektilla saadaan aikaan, mitä on jäänyt käteen, kun projekti päättyy. Ei siis toimenpiteitä, vaan mihin ne johtavat.
Projekti on yleensä monivaiheinen kokonaisuus, jossa on välitavoitteita joiden aikaansaaminen on tärkeää, jotta projektin lopputuotokset tulevat mahdollisiksi. Välitavoitteet voivat olla pilotteja tai kokeiluja, ne voivat olla väliaikaisia mallinnuksia, joiden toimivuutta arvioidaan. Välitavoitteet voivat siis rakentaa osaltaan lopputulemaa ikään kuin pala kerrallaan tai sitten ne voivat olla ketjutettuja siten, että lopputuotokset ja -tulokset rakentuvat niistä muodostuneelle kokemusperustalle.
Tavoitteet kuvataan tiivistäen sanottuna kahdella tavalla. Suorana kuvauksena tavoitelluista produkteista eli tuotoksista sekä indikoiviin mittareihin liittyvänä epäsuorana kuvauksena. Suoraa kuvausta on siten esimerkiksi tavoite järjestää näytös, julkaista opaskirjanen tai rakentaa studio. Epäsuoraa, indikoivaa kuvausta on esimerkiksi tuottaa aineisto näytöksessä käyvän yleisön tyytyväisyydestä, opaskirjasen käyttäjien määristä tai studion käyttökokemuksesta. Epäsuorassa indikoivissa mittareissa siis pyritään arvioimaan projektin tavoitteen toteutumista viitaten projektin tuotosten ja aikaansaannosten todelliseen käyttöön tai jopa vaikutuksiin.
Projektin tavoitteita kuvaavia mittareita voivat olla esimerkiksi:
- projektin toimenpiteiden osallistujatavoitteet
- tapahtumatavoitteet, kuten tapahtumien määrä ja laatu
- produktitavoitteet, kuten taideteokset, julkaisut (määrä ja laatu)
Tavoitteiden mittarit voivat olla määrällisiä tai laadullisia. Määrälliset ovat siis lukumääriin perustuvia tavoitteita, kuten montako kävijää tai osallistujaa on projektin tilaisuuksissa tai mikä on palautekyselyn kysymysten keskiarvo. Laadulliset kuvaavat tavoitteita projektin tuotoksen tai siihen liittyvän toiminnan jotakin laadullisesti ilmaistavaa ominaisuutta. Se voi olla tyypiltään esimerkiksi kansainväliseen levitykseen pääsevä tai palkinnon saava taideteos tai osallistujien antama sanallinen palaute.
Projektisuunnitelmaa laadittaessa olennaista on määritellä suorat tai indikatiiviset mittarit tarpeeksi jämäkästi, mutta väljästi. Projekteille – etenkin luovien alojen projekteille on tyypillistä se, että tuotokset saavat konkreettiset muotonsa vasta projektin käytännön toimenpiteiden kautta. Siten liian tarkka kuvaus eli liian yksityiskohtaiset mittarit vievät toteutukselta tilaa ja vaihtoehtoja. On parempi valita mittariksi konserttien määrä, järjestetään viisi konserttia kuin esim. järjestetään viisi konserttia, joissa on laulaja, pasunisti, saksofonisti ja pianisti. Jälkimmäinen vaihtoehto on liian rajaava.
Tarinoita tavoitteista
Teimme Pohjois-Karjalan harvaan asutuilla alueilla nuorten työllisyysprojektia. Tavoitteena oli saada projektin toimenpiteiden piiriin tietty määrä tietynlaisia nuoria. Paperilla tavoitteet olivat hyvin selkeät, erityiset, mitattavissa ja saavutettavissa olevat sekä projektin tarkoitukseen littyvät. Kuitenkin seisoessamme Rääkkylän raitilla, syyskuisena maanantaina puolen päivän aikaan, jouduimme arvioimaan tavoitteiden järkevyyttä uudelleen. Kansanmusiikkifestivaali Kihauksen lavasteet ja rakenteet heiluivat tuulessa ja kaikkialla oli hyvin hiljaista. Mietimme, että kuinka monta kohderyhmämme edustajaa asui tässä taajamassa ja missä he mahtoivat olla? Toisekseen, vaikka löytäisimmekin jonkun päämäärättömästi valtelevan nuoren, emme nykylainsäädännön puitteissa voisi häntä pakottaa täyttämään projektimme tavoitteita. Pilvien leijuessa kohti Pohjois-Saimaata tuntui kuinka myös projektimme tavoitteet etääntyivät kauemmas arkitodellisuudesta. Määriteltyjen ja mitattavissa olevien tavoitteiden saavuttaminen alkoi tuntua vaikealta, koska kohderyhmämme ei käyttäytynytkään suunnitelmaan kirjoittamamme oletuksen mukaisesti. Rääkkylän kunnan alueella kohderyhmäämme kuuluvien nuorten määrä oli muutamia ja meillä ei ollut aavistustakaan, mistä heidät löytäisi.
Eräässä toisessa projektissa pyrimme aktivoimaan nuoria taideperusteisilla menetelmillä. Toiminta tapahtui pääosin Turussa ja pääkaupunkiseudulla. Järjestimme työpajoja kaupunkien nuorisotiloissa nuortenryhmille. Tavoitteet olivat selkeästi määriteltyjä, mitattavissa olevia ja mielestämme myös täysin realistisia, mutta siitä huolimatta raporttimme näytti toistaiseksi tavoitteiden osalta pyöreää nollaa eli emme saaneet osallistujia esim. tanssiworkshoppeihin. Projektisuunnitelman kirjoitusvaiheessa jotenkin naivisti oli ajateltu projektin tavoitteiden merkitsevän samaa kuin tilaus eli kun kirjoitimme toiveemme tavoitteiksi, eivät ne sitten todellisuudessa toteutunetkaan samalla helppoudella kuin jos olisimme tilanneet postimyynnistä tuotteita. Opimme, että tavoitteet eivät ole ikäänkuin lahjatoiveita, vaan pikemminkin laskuja, mistä maksetaan hinta. Nuorten ryhmien muodostaminen vei huomattavasti pidemmän aikaa, kun oli alkuun suunniteltu, koska toivomiamme ryhmiä ei ollut valmiina. Tavoitteiden saavuttaminen vaati määrätietoista työskentelyä.
Projektin tavoitteiden määrittäminen perustuu tietoon ja aiheen tuntemukseen. Tavoitteiden määrittelyssä pitää olla realistinen käsitys mikä on mahdollista suhteutettuna aikatauluun ja toisaalta myös projektin tekijöiden taitotasoon ja osaamiseen. Tavoitteiden pitää olla selkeitä, määriteltäviä ja mitattavissa olevia päämääriä, jotka ohjaavat projektin toimintaa ja määrittävät sen onnistumisen. Ne auttavat pitämään projektin suunnassa ja varmistavat, että kaikki osapuolet ymmärtävät, mitä projektilla pyritään saavuttamaan. Tavoitteet eivät ole toiveita, vaan ne ovat realistisia päämääriä tulevaisuudessa, jotka toteutetaan projektin aikana.
Projektin tavoitteiden määrittelyyn voit käyttää seuraavia vaiheita:
- Tunnista projektin tarkoitus: Miksi projekti on olemassa? Mitä ongelmaa se ratkaisee tai mitä mahdollisuutta se hyödyntää? Projektin tavoite vastaa projektin tarkoitukseen konkretisoimalla sitä saavutettavissa oleviksi päämääriksi.
- Määrittele selkeät ja mitattavissa olevat tavoitteet: Käytä SMART-kriteerejä (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) varmistaaksesi, että tavoitteet ovat selkeitä ja realistisia.
- Osallista sidosryhmät: Keskustele tavoitteista kaikkien projektin sidosryhmien kanssa varmistaaksesi, että ne ovat linjassa kaikkien odotusten kanssa.
- Dokumentoi tavoitteet: Kirjaa tavoitteet ylös ja varmista, että ne ovat kaikkien projektiin osallistuvien saatavilla.
Luovilla aloilla projektin tavoitteiden tulisi olla:
- Inspiroivia ja innovatiivisia: Tavoitteiden tulisi kannustaa luovuuteen ja uudenlaiseen ajatteluun.
- Joustavia: Projekteissa voi tapahtua odottamattomia muutoksia, joten tavoitteiden tulisi olla mukautuvia.
- Yhteistyöhön kannustavia: Luovuus kukoistaa yhteistyössä, joten tavoitteiden tulisi edistää tiimityötä ja yhteistä ideointia.
- Arvoa tuottavia: Tavoitteiden tulisi tuottaa arvoa sekä projektiin osallistuville että sen lopputuloksen käyttäjille.
Esimerkki: Taidenäyttelyn järjestäminen
Projektin tarkoitus: Järjestää taidenäyttely, joka esittelee paikallisten taiteilijoiden töitä ja tuo esiin yhteisön monimuotoisuutta.
Projektin tavoitteet:
- Näyttelyn suunnittelu ja toteutus:
- Specific: Suunnitella ja toteuttaa taidenäyttely, joka sisältää vähintään 30 taideteosta 10 eri taiteilijalta.
- Measurable: Näyttelyn kävijämäärän tavoite on 500 henkilöä ensimmäisen viikon aikana.
- Achievable: Varmistaa, että näyttelytila on varattu ja taiteilijat ovat sitoutuneet osallistumaan.
- Relevant: Näyttely tukee paikallista kulttuuria ja taidetta.
- Time-bound: Näyttely avataan kolmen kuukauden kuluttua projektin aloituksesta.
- Markkinointi ja viestintä:
- Specific: Luoda markkinointikampanja, joka sisältää sosiaalisen median, paikallislehdet ja julisteet.
- Measurable: Saavuttaa 1000 seuraajaa näyttelyn sosiaalisen median tileillä ennen avajaisia.
- Achievable: Käyttää olemassa olevia kontakteja ja resursseja markkinoinnin toteuttamiseen.
- Relevant: Markkinointi tavoittaa paikalliset asukkaat ja taiteen ystävät.
- Time-bound: Kampanja käynnistyy kaksi kuukautta ennen näyttelyn avajaisia.
- Yhteistyö ja verkostoituminen:
- Specific: Järjestää verkostoitumistapahtuma taiteilijoille ja taiteen ystäville näyttelyn avajaispäivänä.
- Measurable: Osallistujamäärän tavoite on 100 henkilöä.
- Achievable: Hyödyntää paikallisia tiloja ja resursseja tapahtuman järjestämiseen.
- Relevant: Tapahtuma edistää yhteisöllisyyttä ja luo uusia yhteistyömahdollisuuksia.
- Time-bound: Tapahtuma järjestetään näyttelyn avajaispäivänä.
Tämä esimerkki osoittaa, kuinka voit määritellä selkeät ja mitattavissa olevat tavoitteet luovalle projektille.
Esimerkki: OULU2026 – Kulttuuri-ilmaston muutostavoitteet
Oulu2026:n päätavoite Euroopan kulttuuripääkaupunkina on kulttuuri-ilmastonmuutos, jolla on kolmenlainen merkitys.
Ensinnäkin, se on halua rikastaa pohjoisen alueen kulttuurielämää ja herättää luovan kaupungin mahdollisuudet eloon. Vuonna 2026 tarjoamme mahdollisuuden kokea maailmanluokan kulttuurielämyksiä – läheltä, kaukaa ja kaikkialta siitä välistä.
Toiseksi, kulttuuri-ilmastonmuutoksen tavoitteena on yhdistää ihmisiä. Halua tuoda elämään hauskanpitoa ja iloa, mutta myös laajentaa tapojamme ajatella. Kielistä, identiteetistä, uskomuksista, perinteistä, yhteisöstä – tavoista, joilla näemme toinen toisemme ja itsemme. Halusta asettua toisen ihmisen asemaan.
Kolmanneksi, kulttuuri-ilmastonmuutos on väylä luovuuteen. Uuden kehittämiseen, rohkeuteen, oivalluksiin. Niihin kipinöihin, joista syntyy maailmaa muuttavia ideoita ja innovaatioita, joihin Oulussa on totuttu.
Tarinoita projektimetsästä
Se joka kuuseen kurkottaa…
Onni-Orava tutki uutta mahdollista pesäpuuta. Hän oli valinnut Projektimetsän korkeimman kuusen. Jo sen alaoksat olivat paksummat kuin pienempien kuusien varsi ja sen tuuhea latvus kosketti lähes pilviä tai ainakin siltä Onni-Oravasta tuntui. Onni oli päättänyt rakentaa pesänsä mahdollisimman korkealle, mistä olisi hyvä tarkkailla metsän elämää.
Onni valikoi sopivaa rakennusmateriaalia, mitä se alkoi rahtaamaan kohti kuusen latvaa. Tällä kertaa ei käytettäisi kuivuneita risuja ja heiniä, mitä kevät tuuli lennätti maan pinnalla, vaan nyt rakennusmateriaali koostuisi kunnon oksista.
Ne tosin painoivat ja niiden ylösraahaaminen oli yllättävän raskasta puuhaa ja kulutti paljon energiaa. Onni-oravan ahertaminen kävi voimille ja hänen tuli nälkä, mutta onneksi hän oli ollut kaukaa viisas ja tehnyt jo viime kesänä muutaman hyvän ruokakätkön suuren kuusen juurelle. Matka maahan vain vei hieman aikaa.
Vähä vähältä Onnin pesä valmistui kuusen latvukseen. Tosin aikaa kului paljon enemmän, mitä hän oli arvellut ja tällä vauhdilla pesä olisi valmiina vasta syksyllä. Toisekseen rajut sääilmiöt aiheuttivat huolta. Kova tuuli tuntui paljon kovemmalta puun latvassa ja korkealla oli vaikeaa saada suojaa auringon paahteelta tai ukkosmyrskyltä. Ja kuten todettu, ruuan haku matkat puun juurelle veivät yllättävän paljon aikaa, eikä ne maisematkaan nyt niin kummoiset olleet ja muiden Projektimetsän eläimien tarkkailukin oli hankalaa tiheästä aluskasvillisuudesta johtuen.
Pesästä tuli hieno ja suuri ja suuruudesta johtuen myös melko painava, eikä isonkan kuusen oksat kyenneet kannattelemaan pesää voimakkaassa kesätuulessa. Pesän kannattimet katkesivat ja pyöreä oksapallo syöksyi alaspäin, kohti alla nököttävää katajaa. Katajan taipuisat oksat ottivat vastaan Onnin putoavan pesäpallon ja joustivat sen painon mukana keinuen. Pesä ei ollut pudonnut maahan asti, vaan se pelastui katajan pehmeään syleilyyn. – Ehkä ei ollutkaan hyvä idea rakentaa pesää korkealle kuusen latvukseen, totesi Onni-Orava, -Kataja sopii paljon paremmin minulle!
Tehtävä
Piirrä projektisi tavoitteita kuvaamaan “tavoitekukka”, jossa on kuusi terälehteä ja keskusta. Kirjoita keskustaan projektisi nimi ja jokaiseen terälehteen yksi projektin tavoite. Muista Smart-periaate tavoitteiden määrittelyssä.
Projektia ennen
Projektin tarpeen määrittely
Projektin tavoitteet
Projektin suunnitteleminen
Rahoitushakemus
Rahoitus
