Projektin tarpeen määrittely

Projektin tarve ja tarkoitus

Projektin tarkoitus on kuin hissipuhe. Matkalla kellarista huipulle annamme vastauksen kysymykseen miksi projekti on olemassa? Tarkoitus on projektin olemassaolon perusta. Eksistentiaalinen määritelmä kaikelle ja kaikesta. Onnistunut kuvaus projektin tarkoituksesta voisi verrata pienoisevankeliumiin, missä tiivistyy keskeisin idea. Tarkoituksen kuvaamiseen voi helposti kuluttaa painomustetta sivutolkulla, mutta kauneimmillaan se on yksi lause. Rakkauden tunnustus, missä kerromme mitä teemme ja miksi.

Projektin tarkoitusta voisi kuvailla myös iskulauseena. Rahoituksen baaritiskillä kohtaamme rahoittajan ja yhdellä lauseella hurmaamme hänet. Emme saa kuitenkaan lupailla liikoja ja sanamme eivät saa olla ristiriidassa todellisuuden kanssa. Herätämme kiinnostuksen, annamme lupauksen ja kerromme kuinka toteutamme aikomuksemme. Tarkoitus toimii hyvön elokuva tavoin: emme paljasta kaikkia salaisuuksia ensimmäisessä kohtauksessa, vaan annamme kohteellemme myös mahdollisuuden itse ajatella ja oivaltaa.

Projektin tarkoituksen määrittely auttaa myös meitä itseämme hahmottamaan, mitä oikeastaan haluamme tehdä. Voimme olla renesanssineroja, joiden kiinnostus koskee kaikkia elämän alueita, mutta haluammeko pirstaloida sisäisen innostuksemme, joka suuntaan? Olisiko helpompi ensiksi rakentaa kehykset ja vasta sitten maalata mestariteoksemme niiden sisään? Haluammeko Mona Lisan vai Sikstuksen kappelin? Molemmat ovat mestariteoksia, mutta toisen hahmottaminen ei ole mahdollista yhdellä silmäyksellä.

Tarkoituksen määrittelyn aloittamisessa voi olla helpompaa kertoa ensiksi, että mitä ei haluta. Rajataan ulkopuolelle koko muu universumi, mikä ei kuulu projektin tarkoitukseen. Kuoritaan sipuli. Paljastetaan kerros kerrokselta ydin ja katsotaan mitä jää jäljelle. Projektin tarkoituksen määrittelyssä ahneus on kuoleman synti, mitä pitää välttää. Kerro vain se ydin, millä on merkitystä.

Tarpeita ei tarvitse keksiä. Ne ovat ympärillämme valmiina. Meidän pitää vain avata silmämme ja nähdä tarpeet. Meidän pitää kuulla vastauksia vailla olevat huudot.

Projektin tarkoituksen määrittelyä

Projektin tarve on konkreettinen ilmaisu siitä, mikä on projektin tarkoitus. Tarve perustuu ihmisten, organisaatioiden tai yhteiskunnan tarvitsemiin tulevaisuuden olosuhteisiin, jonka aikaansaamista projekti tavoittelee. Tarve voi ilmetä selvänä strategisena suunnitelmana, vaatimuksena muutoksesta, ennakointina muutosten suunnista (esimerkiksi ”megatrendien” vaikutuksesta), toimintapoliittisina periaatteina tai yleistavoitteina tai luovan alan genrejen uusien tuulien vahvistamisena. Tärkeää on, että projektin tarve hahmottuu ikään kuin projektin ulkopuolelta: ihmisryhmien, organisaatioiden, yhteisöjen tai yhteiskunnan tavoitteenasettelusta. 

Projektin tarve on siis yleisemmällä tasolla kuin sen tavoite. Siinä missä tavoitteen ilmaisu kertoo, mitä konkreettisia tuloksia ja tuotoksia projektilla saadaan aikaan, tarve kertoo, miten nämä aikaansaannokset vaikuttavat projektin kohderyhmiin ja toimintaympäristöihin välittömästi ja välillisesti. Projektin tavoite on siis projektin ”sisäpolitiikkaa” ja tarve ”ulkopolitiikkaa”. Esimerkiksi lasten kuvataidekasvatukseen liittyvän projektin tavoite on tuottaa mallinnus kuvataiteen opetuksesta lapsille, ja projektin tarkoituksena vaikuttaa siihen, että kuvataiteen taidot lasten keskuudessa paranevat. 

Kun projektisuunnitelmaa ja rahoitushakemusta laaditaan, tarpeen osoittaminen on tärkeää mutta vaikeaa. Tarpeen määrittelyssä on viisasta osoittaa ulkoisiin olosuhteisiin ja tällöin voi puhua tarpeen määrittelystä tai tarpeen kartoittamisesta.

Tarpeen määrittelyssä voi käyttää 

• tietoa, esimerkiksi tutkimuksista, selvityksistä, politiikkaohjelmista tai joskus rahoittajan osoittamista kehitysstrategioista. 
• asiantuntijoiden tai osallisten näkemyksiä, kuten kyselyitä tai muita mittareita, jotka kuvastavat koettua tarvetta. 
• kysymyksiä yleisistä perusteista, miksi projekti on syytä toteuttaa ja mikä sen tarkoitus on laajasti ymmärrettynä. 

Yleensä siis tarvetta perustellaan tiedolla, joka perustuu kirjallisiin lähteisiin. Rahoitushakemukselle tuottaa arvoa, jos tarvetta pystytään perustelemaan monipuolisesti tietolähteisiin vedoten. Tällaisen tietoperustan kokoaminen on kuitenkin hidasta ja monimutkaista, jos tietoainesta ei ole saatavissa valmiiksi koottuina aineistoina. Käytännön neuvona siis projektisuunnitelmaa laadittaessa: varaa tarpeeksi aikaa tarpeen osoittamiseen ja aineistojen kokoamiseen! 

Toisinaan hakemuksissa kysytään esimerkiksi Minkä ongelman projekti ratkaisee? Tai mihin ja miten projekti vaikuttaa (kohderyhmiin, yhteisöihin tai yhteiskuntaan)? Tällaiset kysymykset viittaavat siihen, että projektin tarvetta jäsentäessä voi pohtia sitä, millaisia ennakoivia vaikutuksia ja vaikuttavuutta projektilla on. 

Tarpeen määrittely voi vaikuttaa projektisuunnitelmaa aloittaessa hankalalta. Periaate on, että vastaus on yleensä lähempänä kuin arvataan. Neuvona on, että hahmota projekti lopusta alkuun: mieti ensin, mikä on tulevaisuudessa toisin kuin nyt. Sitten pohdi mitä asioita on saatava aikaan, jotta tulevaisuuden tila tulee mahdolliseksi. Tähän liittyy projektin tavoite. Seuraavaksi voi jäsentää, mitä tavoitteen saavuttamiseksi kannattaa konkreettisesti tehdä eli projektin toimenpiteet. Tämän jälkeen päätetään millaiset tavoitteet projektille asetetaan. Lopuksi pohditaan, miksi asiat eivät ole jo nyt sillä tavoin kuin projektin jälkeen pitäisi olla. Avaa pohdinta vastaamalla tietoperäisesti kysymyksiin: 

• Kenen tarve tulevaisuuden tilaan vaikuttaminen oikeastaan on? 
• Miten tiedät sen tai mitä tietoa (tutkimuksia, tilastoja, kyselyitä jne.) kokoat vakuuttaaksesi rahoittajan tarpeesta? 
• Miten tärkeää tarpeen ratkaiseminen on? 

Projektimetsän tarinoita

Tarvetta tulpalle

Misa-majavan pato oli ikuisuusprojekti, niin kuin olen kertonut jo aiemmin. Se ei tullut koskaan valmiiksi ja aina löytyi jotain värkättävää. Ulkopuolisen silmin pato oli kunnioitusta herättävä rakennelma. Katkaisihan se Projektimetsän halki virtaavan joen tai ainakin hidasti veden liikkumista ja sai aikaiseksi pienen tulvaniityn toiselle puolen. Pato näytti hermeettisen tiiviiltä rakennelmalta, jossa ei ollut vuotokohtia.

isa oli ylpeä työnsä jäljestä kävellessään padon päällä ja heilutellen lätyskäistä häntäänsä, mutta silloin hän huomasi sen. Patoon oli tullut vuoto!

Misa tuijotti puiden välistä tihkuvaa vettä. – Vuoto täytyy paikata heti, huokaisi Misa, sillä muuten se kasvaa ja vie lopulta mennessään koko padon. Misa työnsi päänsä syvemmälle rakennelman uumeniin yrittäen nähdä tarkasti vuotokohdan ja siinähän se oli pieni reikä, kahden rungon välissä. – Nyt on tarvetta tulpalle, hihkaisi Misa. – Tarvitaan korjausprojekti tai paikkausprojekti, no joku projekti jokatapauksessa ja ennen kaikkea tarvitaan tulppa. Tulpan tarve oli ilmeinen ja Misa laski päässään mittoja ja pohdiskeli muotoa. – Tarvetta oli tuuman kokoiselle pyöreälle tulpalle, sanoi Misa painokkaasti, ja tarvitsen tulpan rakennusprojektin tai tarvitsen ainakin tulpan!

Misa-majava hyppäsi padon harjalta veteen ja ui toiselle rannalle häntäänsä melana käyttäen. Misa nousi töyräältä ylös ja syksyi läpi rantakasvuston kohti lepikkoa. – Kun on tarvetta tulpalle, niin tarvitaan tietoa, mistä löytyy raaka-aineita tulppaan, selitteli Misa raivatessaan tietään läpi heinikon. Sitten Misa pysähtyi muutaman majavan hännän pituisen lepän kohdalle ja alkoi jyrsiä puuta poikki majavan raivolla. Samalla hän sulki silmänsä ja unelmoi kuinka tulppa tukkisi reiän, kuinka vuoto tyrehtyisi ja kuinka pato säilyttäisi vesimassat takanaan. – Tälle tulpalle oli todella tarvetta.

Pirkka-pöllön päätelmät

Istuessaan Projektimetsän korkeimman puun latvuksessa Pirkalle tulee mieleen kaikenlaista, kuten mikä on kaiken tarkoitus? Tätä kysymystä Pirkka oli pohtinut aina emonsa pesästä asti, missä hän oli kuoriutunut munasta. Ennen Pirkka-pöllöä hän oli siis ollut muna, ja ilman tätä muistoa elämänsä ensi hetkistä, hän todennäköisesti edelleen pohtisi ikiaikaista ongelmaa: kumpi oli ensin, muna vai pöllö?

oinen iso kysymys koski yövalvomista, mistä oli tullut hänelle varsinainen ongelma. Pirkan aikataulut eivät sopineet yhteen muun metsän väen kanssa. Muiden vetäytyessä yöpuulle, Pirkka-pöllö virkistyi, avasi silmänsä ja suhahti äänettömään lentoonsa hiljentyneessä metsässä. Pirkan suuret silmät olivat mukautuneet hämärään. Hän kykeni erottamaan pienenkin liikahduksen mustikan varpujen välistä ja hän tiesi jokaisen Projektimetsässä asustavan jyrsijän pesäkolon sijainnin.

Päiväsaikaan Projektipöllö torkkui muiden eläinten touhutessa kaiken maailman projektien kimpussa. Pirkka-pöllö olisi halunnut olla osa aktiivista yhteisöä, mutta nykyisellään hänen yölliset touhunsa jäivät vaille huomiota. Pirkka alkoi pohtia, millainen olisi unelmien Projektimetsä ja miten sellainen voitaisiin saavuttaa? Muutos oli mahdollinen ja nyt hänen pitäisi vain laatia suunnitelma.

Tehtävä

Tarkastele omaa elämän piiriäsi ja tapojasi. Minkälaisia tyhjiä alueita löydät, joihin voisit kaivata kulttuuriohjelmaa?