Tarinoita projektimaailmasta:
Sama sana, mutta eri merkitys!
Osallistuin kerran työpajaan, jonka aiheena oli hiljaisuus. Tämä oli osana kansainvälistä seminaaria Itävallassa. Olimme päiväretkellä Stift Melkin luostarissa, joka sijaitsee Tonava-joen varrella Ala-Itävallan osavaltiossa. Luostarivierailun osana meille järjestettiin yhden tunnin pituinen työpaja, jonka aikana oli tarkoitus mietiskellä yksin ja täysin hiljaa annettuja teemoja. Suomalaiselle vaikeneminen ja yksinäisyys on täysin luontaista ja ymmärrämme tällaiset ohjeet kirjaimellisesti – vaikeneminen ja hiljaisuus tarkoittavat, että ollaan hiljaa. Sananmukaisesti myös yksin oleminen tarkoittaa, että emme ole vuorovaikutuksessa muiden kanssa, vaan keskitymme omaan itseemme. Melko nopeasti opin, että yksin hiljaa oleminen ymmärrettiin monella eri tavalla riippuen henkilön kansallisesta taustasta. Eteläeurooppalaisille hiljaisuus merkitsi kuiskaamista ja yksin oleminen pienryhmää. Hiljaisuus-työpajamme äänimaailma oli lopulta täynnä suhinaa ja kaukana suomalaisesta hiljaisuudesta.
Omasta koulutuksesta, kasvatuksesta ja kulttuuristamme riippuen annamme sanoille eri merkityksiä ja siksi yhteisen työskentelyn aluksi on hyvä ottaa terminologia haltuun ja kerrata mitä merkityksiä annamme eri sanoille. Eri työyhteisöt määrittelevät myös käsitteet eri tavoin. Meillä on omat käytännöt, säännöt ja tavat. Suurimmat erimielisyydet ja ongelmat projektiyhteistyössä on mahdollista välttää, kun heti yhteistyön alussa sovitaan, mitä tarkoitamme eri termeillä.
Yleistä projekteihin liittyvää terminologiaa ja selityksiä niiden merkityksille
Aloituskokous
Projektin käynnistymiseksi tarkoitettu kokous, jossa käydään läpi rahoituspäätös, projektisuunnitelma liitteineen (esimerkiksi viestintäsuunnitelma), talous ja projektiorganisaatio. Aloituskokoukseen osallistuu yleensä toteuttajaorganisaatiot, rahoittajan edustaja ja mahdollisesti myös sidosryhmien edustajat.
De minimis
Joissakin rahoituksissa, erityisesti EU-perustaisissa käytetty yrityksille ja liiketoiminnallisille kolmannen sektorin toimijoille säädetty tukien kokonaisuuden maksimimäärä, jota organisaatio ei saa ylittää. Sillä säädellään liiketoiminnan kilpailua.
Ennakko
Ennen toimenpiteiden toteutusta ja raportointia maksettava rahoitus.
Flat rate
Kustannukset, jotka lasketaan prosenttiperusteisesti henkilöstökustannusten lisäksi. Flat rate -kustannuksia ei pääsääntöisesti raportoida, mutta ne merkitään projektin kirjanpitoon. Flat rate-kustannusmallista sovitaan rahoittajan kanssa.
Hakemus
Projektin toteuttamiseksi laadittava hakemus, joka sisältää yleensä projektisuunnitelman (ks. alla) tai sen olennaiset osat. Hakemus on asiakirja, joka useilla rahoittajilla on strukturoitu lomake, yleensä verkkosivuilla täytettävä.
Kohderyhmä
Henkilöt, joiden toimintaan, hyvinvointiin tai osallistumiseen projektin toimenpiteet tähtäävät. Kohderyhmä määrittyy henkilöiden ominaisuuksien perusteella, esimerkiksi iän, sukupuolen tai sosiaalisen asemansa. Ensisijaiset kohderyhmät tarkoittavat yleensä kohderyhmiä, jotka ovat projektin toimenpiteiden vaikutuspiirissä välittömästi. Toissijaiset kohderyhmät tarkoittavat sellaisia henkilöitä, jotka eivät ole suoraan projektin toimenpiteiden alaisia, mutta joihin kohdistuu projektin vaikutus ja vaikuttavuus.
Loppuraportti
Projektin päättyessä laadittava raportti, joka sisältää kuvauksen projektin lähtökohdista, toiminnasta ja toimenpiteistä, seurannasta ja sen tunnusluvuista sekä kuvauksen projektin tuloksista ja arvion vaikutuksista ja vaikuttavuudesta.
Lump sum
Suomeksi kertakorvausmalli. Projektipäätös sisältää sen, että projekti rahoitetaan yhdessä köntässä ja raportoidaan vain loppuraporttina.
Maksatuskausi
Rahoittajan kanssa laadittu sopimus siitä, millä aikavälillä projektin rahoitusta maksetaan. Maksatukseen liittyy yleensä väliraportin laatiminen ja sen hyväksyminen.
Omarahoitus
Rahoitusosuus, joka tulee muusta lähteestä kuin projektille myönnetystä avustuksesta tai projektin hankkimista tuloista (esimerkiksi myyntituloista). Omarahoitus voi olla peräisin toteuttajaorganisaation normaalirahoituksesta tai sidosryhmiltä.
Osatoteuttaja
Projektin toteuttaja, joka ei ole päätoteuttaja eli päävastuullinen projektin toteutuksesta. Yleensä osatoteuttaja vastaa vain oman toimintansa piirissä olevista toimenpiteistä ja raportoi niistä päätoteuttajalle.
Projektiasiantuntija
Projektiorganisaatioon kuuluva henkilö, jonka toiminta projektissa perustuu hänen taiteelliseen, tieteelliseen tai sisällölliseen asiantuntemukseen.
Projektikoordinaattori
Projektin toimenpiteitä projektin kokonaisuudessa tai jossakin sen osassa ohjaava projektiorganisaation jäsen. Usein tehtävä limittyy projektipäällikön tehtävän kanssa.
Projektiorganisaatio
Projektin henkilöstöstä koostuva organisaatio tai tekijäyhteisö. Laajemmassa mielessä projektiorganisaatioon voivat kuulua myös vapaaehtoistyöntekijät, ohjausryhmä ja muita henkilöitä toteuttavista toimijoista, kuten hallinnon työntekijöitä ja esihenkilöitä.
Projektipäällikkö
Projektin toteutuksesta vastuussa oleva projektiorganisaation jäsen. Tehtävään kuuluu tavanomaisesti vastuu projektin toteutuksesta, taloudesta, seurannan järjestämisestä sekä raportoinnista. Projektipäällikkö on myös projektin vastuullinen yhteyshenkilö.
Projektipäätös
Viittaa ensisijaisesti rahoittajan tekemään asiakirjaan, jolla myönnetään projektille avustus tai määräraha. Projektipäätöksessä on ehdot rahoituksen käytöstä ja raportoinnista.
Projektisuunnitelma
Asiakirja, johon sisältyvät projektin tarpeen ja tarkoituksen selvitys, projektin tavoitteet, projektin toimenpiteiden pääpiirteet, projektin ennakoidut tulokset, vaikutus ja vaikuttavuus. Projektisuunnitelmaan kuuluu myös projektiorganisaation kuvaus, projektin tulo- ja menoarvio. Lisäksi siinä voi olla toimijoiden referenssejä ja näyttöjä esimerkiksi taiteellisesta työstä tai projektien aikaisemmasta toteutuksesta sekä kuvauksia projektin periaatteista (”horisontaaliset periaatteet”) ja arvoperustasta.
Päätoteuttaja
Projektin toteuttaja, joka on päävastuussa projektin toteutuksesta. Päätoteuttaja vastaa rahoittajalle ja sidosryhmille projektin toteutuksesta ja raportoinnista.
Rahoittaja
Projektin taloudellisten resurssien myöntäjätaho. Rahoittaja toimii yleensä projektisuunnitelman perusteella solmitun sopimuksen perusteella. Tavanomaista on, että rahoittaja myöntää projektille avustuksen tai määrärahan, jonka perusteella projekti toteutetaan.
Rahoitus
Projektin rahallisten resurssien kokonaisuus. Rahoitus muodostuu tavanomaisesti avustuksesta tai määrärahasta sekä mahdollisesti omarahoituksesta. Rahoitukseen kuuluu myös mahdolliset projektin tulot, esimerkiksi myynti- tai pääsylipputulot.
Rahoitusohjelma
Projektin rahoittajan ohjelma, jonka puitteissa rahoitus myönnetään. Rahoitusohjelmilla on tarkoituksensa ja tavoitteensa, joihin projektin hakemisen
Seurantaraportti
Raportti, jossa kerätään seurantatietoja, joita ovat esimerkiksi toimenpiteiden edistyminen, talouden toteuma, kohderyhmää koskevat tiedot, kävijöistä ja yleisöistä laaditut tilastot. Rahoittaja saattaa edellyttää seurantaraportin maksatuskauden yhteydessä.
Sidosryhmä
Henkilöistä koostuvat ryhmät, jotka ovat projektin kannalta olennaisia. Sidosryhmiä ovat projektin toimenpiteiden kohderyhmät, yleisöt, viestinnän piirissä olevat ihmiset, vapaaehtoiset, rahoittajat ja hyödynsaajat.
Tarkoitus
Tarkoitus on saavuttaa ennalta määritellyt tavoitteet ratkaisemalla tietty ongelma tai hyödyntämällä tietty mahdollisuus suunnitellun aikataulun, budjetin ja resurssien puitteissa. Kuten esim. Projektin tarkoituksena on tallentaa ja tuoda esiin Eurajoen alueen kulttuuriperintöä keräämällä paikallisten asukkaiden tarinoita, valokuvia ja perinteitä. Projekti edistää yhteisöllisyyttä ja kulttuuri-identiteettiä sekä tarjoaa aineistoa kouluille, museoille ja matkailutoimijoille.
Tarve
Tarve kuvaa projektin taustalla olevan ongelman, mahdollisuuden tai kehitystarpeen, mihin projekti pyrkii vastaamaan. Tarve on perustelu projektin käynnistämiselle ja se kertoo projektin hyödyt. Tarve on kuin projektin kohderyhmän tekemä tilaus.
Toimenpide
Projektin konkreettiset teot ja toiminta. Toimenpiteitä ovat kaikki teot, joita projektiorganisaation jäsenet projektille osoitetulla työajalla tekevät lukuun ottamatta hallinnollisia asioita.
Tulokset
Projektin toimenpiteiden myötä syntyvät
Tuotokset
Projektin toimenpiteiden myötä syntyvät aineelliset ja aineettomat esineet, julkaisut tai palvelut.
Vaikutus
Projektin toimenpiteiden ja tulosten aiheuttama välitön muutos kohderyhmissä, sidosryhmissä tai toimintaympäristössä. Voidaan puhua esimerkiksi vaikutuksista henkilöiden elämänlaatuun tai arvoihin ja asenteisiin, taiteellisista, sosiaalisista ja yhteisöllisistä vaikutuksista sekä yhteiskunnallisista vaikutuksista.
Vaikuttavuus
Pitkän ajan muutokset kohderyhmissä, sidosryhmissä, toimintaympäristöissä ja yhteiskunnassa, joihin projektin tulokset vaikuttavat.
Vapaaehtoinen
Projektin toimenpiteiden tekemiseen osallistuva henkilö, joka ei saa projektista palkkaa, vaan toimii projektin tai esimerkiksi projektin taustalla olevan yhdistyksen vapaaehtoistoimijana.
Väliraportti
Projektin aikana laadittava raportti, johon sisältyy tavanomaisesti projektin toimenpiteiden etenemisen kuvaus, tulosten kertyminen sekä talousraportti.
Ö-mappi
Projektin roskakori eli turhan materiaalin loppusijoituspaikka. Projektin onnistumiset ja epäonnistumiset eivät kuulu sinne, vaan projektin seurantatietoihin ja raportteihin.
Tarinoita projektimaailmasta
Projektimetsän äänet
Aikaisin kesäaamuna Projektimetsä on täynnä elämää ja erilaisia ääniä. Päälimmäisenä ilman täyttävät lukuisten lintujen laulu. Harvakseltaan huhuilee myös projektieläimemme, Pirkka-pöllö omasta ylhäisestä yksinäisyydestään. Maan pinnalla on mahdollista kuulla erilaisten pienten ötököiden ininää ja rapistelua.
Aluskasvillisuuden piilossa liikkuvat erilaiset mönkijät. Toiset liikkuvat neljällä jalalla, joku on kaksijalkainen ja mahtuu joukkoon myös ryömijöitä ja luikertelijoita ja kivien alta saattaa löytyä, jopa tuhatjalkainen tai ainakin useampi kymmenjalkainen. Kaikkea tätä elämää tarkkaili Mitja-myyrä oman käytäväverkostonsa oven suulta.
– Voi kuinka kätevää olisikaan, jos kaikista eläimistä olisi laadittu luettelo, mistä voisi tarkistaa kaikki ne tärkeät asiat muista metsän eläimistä, mitä ei tiedä tai on unohtanut. Olisi selkeästi määritelty, mitä tarkoittaa mikäkin sana ja nimi. Näin ei syntyisi turhia kiistoja merkityksistä, Mitja tuumaili.
Tästä ajatuksesta voimaantuneena Mitja-myyrä päätti kirjoittaa Projekti-metsän Ensyklopedian – kaiken kattavan selityksen kaikesta. Ensyklopediaan kirjoitettaisiin kaikki A:sta Ö:hön ja Ö:stä A:han. Siellä olisi kirjoitettu mikä on kuka ja kuka on mikä ja lisäksi mitä kuka sanoo ja kuka miltä näyttää.
– Voitaisiin sinne myös ylösmerkitä tai alaskirjoittaa, että miksi? Selitykset kuka on miksi ja missä kuka on ja miksi?
Mitja-myyrä päätti toteuttaa ideansa, mutta ei tänään, sillä tänään hän halusi kaivaa oikein pitkän tunnelin. Siitä tulisi Projekti-metsän metro, mikä helpottaisi ruuhkaisia aamuhetkiä, kun kaikki haluaisivat oikein kovasti ja paljon kaikkea. Metro olisi nopea oikotie tiedonlähteille ja vastauksien maailmaan. Sinne hän halusi päästä.
Tehtävä
Pohdi mitkä ovat sinun hankkeesi keskeisiä käsitteitä, joiden merkitys pitäsi yhteisesti sopia?
Johdanto
Projektin määritelmät
Projektien terminologia
Projektien tyyppejä
