Hiljaisuuskin on viesti!
Hiljaisuuskin on viesti! Olen muutaman kerran törmännyt hankemaailmassa tilanteeseen, missä kukaan ei vastaa viesteihini. Ensiksi olen ajatellut asian johtuvan teknisestä viasta tai palomuurista, joka estää viestieni läpimenon, mutta melko pian olen ymmärtänyt syynä olevan muita asioita. Joskus viestit hukkuvat viestitulvan alle, joskus syynä on palomuuri tai muu tekniikka, mikä estää viestien päätymisen vastaanottajalle, toisinaan voi kyse olla kiireestä ja joskus viesteihin jätetään vastaamatta tarkoituksella. Tuskallisinta on hiljaisuus ja siitä seuraava epätietoisuus.
Viestintäasiantuntija Osmo A Wiio on laatinut hieman pessimistiset viestinnän lait. Ne perustuvat Myrphyn vastaaviin lakeihin. Humoristisella tavalla Wiion lait kuvaavat viestinnän vaikeutta ja onnistumisen mahdottomuutta. Viestintä on yleensä syntipukki, kun joku asia menee mieleen. Tässä vielä muistutuksena Wiion viestinnän lait:
1. Viestintä epäonnistuu aina, paitsi sattumalta.
2. Jos sanoma voidaan tulkita eri tavoin, niin se tulkitaan tavalla, josta on eniten vahinkoa.
3. On olemassa aina joku, joka tietää sinua itseäsi paremmin, mitä olet sanomallasi tarkoittanut.
4. Mitä enemmän viestitään, sitä huonommin viestintä onnistuu.
5. Joukkoviestinnässä ei ole tärkeää se, miten asiat ovat, vaan se, miten ne näyttävät olevan.
6. Uutisen tärkeys on kääntäen verrannollinen sen etäisyyden neliöön.
7. Mitä tärkeämmästä tilanteesta on kysymys, sitä todennäköisimmin unohdat olennaisen asian, jonka muistit hetki sitten.
Projektiviestintä ei tee siinä poikkeusta, että sitä koskevat samat lainalaisuudet kuin muutakin viestintää. Suunnitelmallisuus ja rutiinit vähentävät riskejä ja tuovat ainakin hieman turvaa. Totaalinen hiljaisuus on pelottavaa ja luo epävarmuutta. Projektin sisäistä viestintää voisi verrata vaikka verenkiertoon. Se pitää projektin hengissä. Ravinteet eli tieto kulkeutuvat eri puolille kehoa ja projektin hengitys, hapen saanti on turvattu. Tietoa tarvitaan, jotta voidaan toimia ja syntyy toimenpiteitä. Onnistuakseen ulkoinen viestintä vaatii myös toimivaa sisäistä vuorovaikutusta. Totuudellisuus, aitous ja oikea aikaisuus ulkoisissa viesteissä vaatii projektiryhmältä hyvää vuorovaikutusta. Sisällön mitä julkaisemme, pitää olla totta, sen pitää liittyä projektiin ja sen pitää saavuttaa haluttu kohderyhmä oikeaan aikaan.
Yksi iso ongelma projektin sisäisessä viestinnässä nykyaikana on oikeiden kanavien valinta. Vaihtoehtoja sisäiseen viestintään löytyy paljon ja uusia projektin hallinta työkaluja tai viesintä-appeja tulee markkinoille jatkuvasti. Sähköpostia voisi pitää suhteellisen varmana vaihtoehtona, mutta ei se ole mikään itsestään selvyys. Etenkin nuoremmat ikäluokat ovat jo etääntyneet päivittäisestä sähköpostin lukemisesta, mikä tekee siitä hitaan ja saavutettavuudeltaan hitaan kanavan. Toisissa hankkeissa otetaan käyttöön tietty uusi viestintäalusta ja aluksi kaikki näyttää sujuvan hyvin, mutta jossain kohtaa huomataan osan kumppaneista pudonneen pois. Viestit eivät enää saavutakkaan kaikkia. Tulee ns. radiohiljaisuus. Ongelma saattaa johtua sovelluksen päivityksistä, tai että kumppaneilla ei riitä aika kaikkien sovellusten seuraamiseen, uuden sovelluksen ominaisuuksia ja toimintoja ei ole opittu käyttämään tai yksinkertaisesti ei haluta käyttää. Tärkeintä on siis löytää kanava, jota kaikki pystyvät, osaavat ja haluavat käyttää. Kanava minkä seuraaminen on vaivatonta, nopeaa ja järkevää resurssien kannalta.
Hiljaisuus…
Hiljaisuus…Kansainvälisissä hankkeissa ei ole mahdollista kohdata hankekumppania päivittäin. Joskus kohtaamisia voi olla kahden vuoden aikana kolme kertaa. Tällöin on mahdotonta ajatella, että vuorovaikutus tapahtuisi vain tapaamisissa, vaan tarvitaan joku sähköinen kanava missä voidaan viestiä nopeasti. Eräässä hankkeessa valitsimme viestintävälineeksi Slackin. Aluksi sovellus vaikutti uuden ajan airueelta ja viestit kulkivat kuin paperilaput kädestä käteen kahdeksankymmentäluvun yläasteella. Projektin edetessä eri ryhmien määrä lisääntyi lähes exponentiaalisesti ja itselle olennaisten asioiden seuraaminen tuli vaikeaksi, lähes mahdottomaksi. Moni asia meni ohi. Dead-linet vanhenivat kuin parasta ennen päivämäärä maitotölkissä. Viestit loppuivat ja tuli hiljaisuus. Viestinnän toimimattomuus aiheutti jännityksen kasvua ja syyttelyä kumppanien välillä. Asiat eivät enää soljuneet vanhaan malliin ja iloiset hankehumpat oli tanssittu. Ajauduimme kriisiin ja oli pakko purkaa ongelma osiin. Ymmärsimme, että suurin syy viestinnän epäonnistumiseen oli kanavien määrän kasvu. Tärkeät viestit hävisivät bittiavaruuteen ja koska viestit eivät enää saavuttaneet vastaanottajaa, ei syntynyt enää vuorovaikutsta. Ratkaisuna karsimme kanavat minimiin ja palasimme pirstaloituneen viestinnän osalta alkuaikojen asketismiin. Tämä toimi ja projekti saatiin vietyä loppuun suhteellisen hyvissä tunnelmissa.
Asioiden ymmärtäminen väärin on suhteellisen helppoa. Kun kohtaamme toisen samassa tilassa, puhumme samaa kieltä ja kulttuurinen – sekä kokemuksellinen taustamme on samankaltainen, niin väärin ymmärryksen mahdollisuus on pieni. Ymmärrämme toisen puheen ja sanattoman viestinnän. Määrittelemme käsitteet ja sanojen merkityksen samalla tavalla. Kokemuksemme vuorovaikutuksesta ja kohtaamisesta on suurin piirtein saman suuntainen. Ymmärrämme toisiamme. Viesti tuli perille ja tulkittiin samalla tavalla.
Jo pelkästään puheen vaihtaminen sähköpostiin tai muuhun sähköiseen kanavaan lisää väärin ymmärrysten määrää. Jos vaihdamme kieltä tai kirjoitustapaa, niin riski kasvaa. Hymiöiden tuominen mukaan kirjallisen viestintään lisää tulkintojen määrää. Smileyn hymyilevä, pyöreä naama voidaan ymmärtää monella tapaa. Egyptiläisten hieroglyfeistä luopumiseen oli varmasti monta syytä. Merkkijärjestelmän yksinkertaisuus vähentää mahdollisten merkitysten määrää ja viesti tulkitaan samanlailla. Kannattaa siis harkita hymiöiden käyttöä ja muidenkin visuaalisten elementtien monitulkintaisuutta.
Asioiden varmistaminen, tarkentaminen ja kysyminen kannattaa aina. Väärin ymmärtäminen on välillä kulttuurisidonnaista: Euroopassa viikon ensimmäinen päivä on maanantai, mutta USA:ssa ja Kanadassa viikko alkaa sunnuntaista. Suomessa koululaisten kesäloma ajoittuu kesäkuusta elokuun puoliväliin, kun taas Keski- tai Etelä-Euroopassa lomaillaan heinäkuusta elokuun loppuun tai syyskuun alkuun. Ihmisillä on tapana myös ymmärtää sopiminen ja lupaukset eri tavoin. Joskus tämä liittyy ikään, sukupuoleen, kulttuuriin tai ammatillisiin käytäntöihin. Kannattaa siis varmistaa ja jos on vieläkin epävarma, niin varmistaa vielä kerran ja kysyä uudelleen.
Väärin ymmärrysten välttämiseksi myös kuunteleminen on tärkeää, eikä vain puhuminen. Kuunteleminen on hyvän dialogin perustaito. Kuunnellaan, prosessoidaan kuultu ja ymmärretään ja vasta sitten lähdetään vuorovaikutukseen mukaan omalla argumentoinnilla. Jatketaan toisen ajatusta. Annetaan tilaa, mutta kerrotaan myös oma mielipide. Hyvänä menetelmänä voi käyttää positiivista vastaamista. – Sinun ehdotuksesi oli hyvä, mutta lisäksi voisimme toimia seuraavasti, mitä mieltä olet? Hyvään hankeviestintään kuuluu dialogisuus. Perinteellisesti kulttuuri- ja taidealoilla on vahvoja mielipiteitä, mutta myös hippiaikojen perinteitä kunnioittaen, osataan myös kuunnella ja jakaa erilaisia näkökantoja. – Mikään ei ole valmista tänään, jos koskaan!
Hyvän sisäisen projektiviestinnän periaatteet voisi siis tiivistää muutamaan pääprinsiippiin.
- Valitkaa yhteinen viestintäkanava, mitä kaikkia osaavat, haluavat ja pystyvät käyttämään!
- Luokaa avoin, dialoginen keskustelukulttuuri, missä on lupa kysyä ja varmistaa asioita!
- Sopikaa viestintä vastuut, muodot ja rutiinit!
- Tiedostakaa väärin ymmärrysten mahdollisuus.
- Varmistakaa viestinnän kaksisuuntaisuus.
- Avatkaa palautekanava ja lukekaa sitä.
Viestintäsuunnitelma
Yleensä rahoittajat vaativat projektilta viestintäsuunnitelman, mikä pitää laatia projektin aloitustoimien yhteydessä. Viestintäsuunnitelma voi olla yleisemmällä tasolla kirjoitettu esitys periaatteista ja käytännöistä, mutta sen liitteeksi on hyvä laatia myös visuaalinen ja graafinen ohjeistus, toimenpidesuunnitelma aikatauluineen sekä ohjeistukset erikoistilanteisiin. Viestintäsuunnitelman alkuun kannattaa kirjoittaa yleiskuvaus viestintä- ja toimintaympäristöstä. Suunnitelman perimmäisenä tarkoituksena on vakuuttaa sidosryhmät, joten kannattaa kertoa, mitä pidämme tärkeänä ja miten näemme maailman. Apuna voi käyttää esimerkiksi vanhaa kunnon swot-analyysia: projektiorganisaatiomme vahvuudet ja heikkoudet sekä muun maailman tarjoamat mahdollisuudet että uhat.
Tärkeää on myös kertoa kenelle viestimme? Ketä pidämme tärkeimpinä kohderyhminä ja mitä haluamme heille kertoa? Suunnitelmassa kannattaa esitellä myös kanavat missä viestimme. Ulkoinen – ja sisäinen viestintä kannattaa erotella omiksi osioikseen. Viestintävastuut on jo todennäköisesti kirjoittettu projektisuunnitelmaan, mutta nämä on hyvä myös olla viestintäsuunnitelmassa.
Tarinoita projektimetsästä
Pirkka-pöllön viestintäaakkoset
Koska Pirkka-pöllö oli jo pidempään ollut huolissaan viestinnän toimivuudesta metsässä hän oli päättänyt laatia aiheesta oman ensyklopediansa. Kaikilla metsän eläimillä tuntui olevan erilaisia tapoja viestiä erityisesti tärkeistä asioista ja siksi oli tarpeellista kerätä yleisimmät viestit talteen.
🐿️ Orava
- Äänet: Orava käyttää varoitusääntä: “tsäk-tsäk”-ääntä, ilmoittaakseen vaarasta.
- Häntä: Orava heiluttaa häntäänsä viestinä muille oraville. Hännän heilutus voi olla uhkailua tai kertoa ärsyyntymisestä.
- Hajumerkit: Oravat merkitsevät reviiriään hajulla, erityisesti pesänsä ympärillä.
🦉 Pöllö
- Huuto: Pöllöt, kuten huuhkajat ja lehtopöllöt, käyttävät huutoja reviirin merkitsemiseen ja parin kutsumiseen.
- Hiljaisuus: Pöllöjen höyhenet on muotoiltu niin, että ne lentävät lähes äänettömästi – tämä on osa niiden saalistusstrategiaa, mutta myös viestii saaliille “näkymättömyyttä”.
🦫 Majava
- Hännän läimäytys: Majavat läimäyttävät litteällä hännällään veden pintaa varoittaakseen muita majavia vaarasta.
- Hajumerkit: Ne käyttävät erityistä rauhaseritystä (kastoreumia) merkitäkseen reviirinsä.
- Rakentaminen: Padot ja pesät voivat myös viestiä muille majaville alueen asutuksesta.
🐁 Myyrä
- Hajut: Myyrät käyttävät hajua viestintään, erityisesti lisääntymisaikana.
- Tunneleiden rakenne: Ne voivat viestiä läsnäolostaan ja reviiristään kaivamillaan tunneleilla.
- Värähtelyt: Myyrät voivat aistia maaperän värähtelyjä ja mahdollisesti käyttää niitä viestintään.
🦊 Kettu
- Äänet: Ketut ulvovat, haukkuvat ja kiljuvat – erityisesti lisääntymisaikana.
- Hajumerkit: Ne merkitsevät reviirinsä virtsalla ja rauhaseritteillä.
🐻 Karhu
- Raapimisjäljet ja puremat: Karhut jättävät merkkejä puihin viestiäkseen muille karhuille.
- Äänet: Murina ja puhina voivat viestiä ärtymystä tai varoitusta.
🦌 Hirvi
- Äänet: Urokset ääntelevät voimakkaasti kiima-aikana houkutellakseen naaraita.
- Kehon kieli: Pään ja korvien asento viestii mielialasta ja aikomuksista.
Tehtävä
Laadi projektillesi kymmenen kohdan hahmotelma viestintäsuunnitelmasta!
- Kuvaile muutamalla lauseella projektisi toimintaympäristö
- Mitkä ovat projektillesi kolme keskeisintä asiaa eli ydinviestiä?
- Mikä tai mitkä ovat projektisi sisäiset viestintäkanavat?
- Mikä tai miktä ovat projektisi ulkoiset viestintäkanavat?
- Mitä viestintärutiineja teillä on?
- Kuka tai ketkä on vastuussa viestinnästä?
- Mitä riskejä väärinymmärryksille teillä on?
- Kuinka varmistatte viestien perille menon?
- Kuinka keräätte palautetta?
- Projektin ilme: värit, fontit, kuvat (Ei lopullista, mutta minkälaisia ajatuksia näistä.)
Lisätietoa ja lisämateriaaleja täällä.
Projektin aikana
Projektin johtaminen
Projektin seuranta
Sudenkuopat
Resilienssi
Projektin talous
Viestintä
